HR-Analytics: Definition, Methoden, Vorteile & Software

HR-Analytics, auch People Analytics genannt, bezeichnet die datengestützte Analyse personalbezogener Informationen zur Optimierung personalwirtschaftlicher Entscheidungen. Diese analytischen Methoden ermöglichen es Unternehmen, Muster und Trends in Mitarbeiterdaten zu identifizieren, die sonst verborgen blieben. Mit HR-Analytics sind Personalverantwortliche in der Lage, fundierte Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen im Bereich der Personalstruktur, Mitarbeiterbindung und Effektivität von Mitarbeitenden zu treffen, und somit bessere personalstrategische Entscheidungen zu treffen. Die technologischen Grundlagen für HR-Analytics beruhen oft auf Big Data sowie KI-gestützten Softwarelösungen, die aus umfangreichen Datenmengen relevante Erkenntnisse generieren können.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die in der Regel mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen arbeiten, erweist sich HR-Analytics zunehmend als wertvolle Unterstützung. Durch gezielte Nutzung von Analytik können KMU ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen, indem sie ihre Personalentscheidungen auf eine solide Datengrundlage stellen. Das Ergebnis sind effizientere HR-Prozesse und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Einsatzfelder von HR-Analytics im Überblick

Die Einsatzmöglichkeiten von HR-Analytics in Unternehmen sind vielseitig und bieten einen umfassenden Mehrwert für Personalabteilungen und Führungskräfte.

Zu den entscheidenden Anwendungsfeldern zählen unter anderem:

• Recruiting und Talentakquise: Durch datengetriebene Analysen lässt sich nicht nur der Erfolg verschiedener Rekrutierungsstrategien messen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit prognostizieren, dass potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten zum Unternehmenserfolg beitragen.
• Mitarbeiterbindung und Fluktuation: Mit Analysen von Austrittsdaten und Mitarbeiterfeedback können Personalleitungen proaktiv mögliche Abwanderungen erkennen und frühzeitig entgegensteuern.
• Personalentwicklung und Weiterbildung: HR-Analytics liefert Erkenntnisse zur Optimierung von Weiterbildungsangeboten, indem etwa der aktuelle Qualifizierungsstand analysiert und individuelle Weiterbildungsbedarfe ermittelt werden.
• Leistungsbewertung und Produktivität: Mitarbeiterdaten ermöglichen eine präzisere Einschätzung der Produktivität. So können Risiken frühzeitig erkannt und Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitendenleistung getroffen werden.
• Fehlzeitenmanagement und Gesundheitsprävention: Detaillierte Analysen gesundheitsrelevanter Daten helfen Organisationen, Ursachen hoher Fehlzeiten systematisch zu identifizieren und gezielt gesundheitsfördernde Maßnahmen einzuleiten.

Die wichtigsten Voraussetzungen für den Einsatz von HR-Analytics

Wer HR-Analytics in seinem Unternehmen erfolgreich einführen möchte, muss geeignete Voraussetzungen schaffen.

Dabei sind folgende Punkte entscheidend:

• Datenverfügbarkeit und -qualität: Zunächst bedarf es einer soliden Grundlage an qualitativ hochwertigen Daten. Nur wenn umfangreiche, aktuelle und fehlerfreie Daten vorliegen, können aussagekräftige Analysen erstellt werden.
• IT-Infrastruktur und Tools: Es müssen technologische Lösungen implementiert werden, die umfassende Datenauswertung erlauben – z.B. Software für Business Intelligence, Predictive-Analytics-Tools oder branchenspezifische HR-Suites.
• Rechtlicher Rahmen (DSGVO-Konformität): Strenge Regelungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes sind einzuhalten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sämtliche Prozesse gesetzeskonform ablaufen, und so das Vertrauen der Belegschaft bewahren.
• Know-how und Qualifikation des Personals: HR-Fachkräfte sollten entweder eigenes Know-how aufbauen oder externe Spezialist:innen hinzuziehen. Kenntnisse in Statistik sowie Kompetenzen im Umgang mit Big Data und Analyse-Tools sind unabdingbar.

Schritte zur Implementierung von HR-Analytics im Unternehmen

Um HR-Analytics erfolgreich im Unternehmen einzuführen, bietet sich folgende Vorgehensweise an:

1. Zielsetzung definieren: Klären Sie, welche Problemstellungen oder Ziele Sie mit HR-Analytics konkret angehen möchten. Typische Beispiele hierfür sind Fluktuationsreduktion, Recruiting-Optimierung oder Verbesserung der internen Qualifizierung.
2. Daten identifizieren und sammeln: Bestimmen Sie im nächsten Schritt, welche Daten für die Analyse benötigt werden und stellen Sie sicher, dass diese vollständig vorliegen.
3. Analyse durchführen: Mithilfe geeigneter analytischer Verfahren werden die Daten nun zu aussagekräftigen Ergebnissen verarbeitet.
4. Ergebnisse interpretieren und Maßnahmen ableiten: Auf Grundlage der entwickelten Analyseergebnisse leiten Sie konkrete Verbesserungsvorschläge, Initiativen oder Handlungsmaßnahmen ab.
5. Kontinuierliche Evaluation und Optimierung: Testen Sie gewonnene Erkenntnisse in der Praxis, überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit und passen Sie Ihre Strategie gegebenenfalls systematisch an.

Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen bei HR-Analytics

Im Kontext von HR-Analytics nimmt der Datenschutz eine zentrale Rolle ein, da personenbezogene Daten umfangreich genutzt werden.

Nach der DSGVO müssen bestimmte Grundsätze unbedingt eingehalten werden:

• Datentransparenz: Der Mitarbeitende muss zu jeder Zeit wissen, welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
• Zweckgebundenheit: Unternehmen dürfen Daten nur für den spezifischen Zweck nutzen, für den sie ursprünglich erhoben wurden oder den Mitarbeitenden klar kommuniziert haben.
• Einwilligung und Beteiligung der Mitarbeitenden: Besonders wichtig ist, sofern erforderlich, die aktive Einwilligung der Beschäftigten zur Datenverarbeitung einzuholen.
• Zugriffsschutz und Datensicherheit: Strenge Regelungen zur Datensicherheit sowie zum internen Zugang sind essentiell. Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf HR-Analytics-Systeme und Verarbeitungsergebnisse haben.

Vor- und Nachteile von HR-Analytics im Überblick

Wie nahezu jede Methode in der modernen Personalwirtschaft hat auch HR-Analytics spezifische Vor- und Nachteile, die es für Personalverantwortliche zu beachten gilt.

Die nachfolgende Tabelle fasst diese Aspekte übersichtlich zusammen:

Arbeitsrechtliche Aspekte beim Einsatz von HR-Analytics

Neben den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO müssen Unternehmen beim Einsatz von HR-Analytics auch zentrale arbeitsrechtliche Vorschriften berücksichtigen.

Folgende arbeitsrechtliche Punkte sollten KMU bei der Nutzung von HR-Analytics unbedingt beachten:

• Betriebsratsbeteiligung: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig bei der Einführung neuer HR-Analytics-Software oder -Methoden ein. Klären Sie gemeinsam, welche Daten erhoben, wie sie verarbeitet und wofür sie genutzt werden sollen.
• Leistungs- und Verhaltenskontrolle: Achten Sie darauf, dass die analytischen Verfahren nicht zu einer dauerhaften oder unangemessenen Überwachung der Mitarbeitenden führen, die die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten verletzt.
• Diskriminierungsverbot: Stellen Sie sicher, dass durch HR-Analytics keine indirekte oder direkte Diskriminierung erfolgt. Die erhobenen Daten dürfen nicht verwendet werden, um Mitarbeitende aufgrund von Herkunft, Geschlecht, Alter oder anderen persönlichen Merkmalen zu benachteiligen.
• Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden: Kommunizieren Sie transparent, welche personalrelevanten Daten erhoben werden und zu welchen Zwecken HR-Analytics verwendet wird.

Wichtige Umsetzungsschritte zur erfolgreichen Etablierung von HR-Analytics im Unternehmen

Um HR-Analytics effektiv und nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sind klare, strukturierte Schritte erforderlich.

Folgende Vorgehensweise bietet eine praxisorientierte Anleitung zur erfolgreichen Umsetzung:

1. Ziele festlegen und Ressourcen planen: Definieren Sie klar, welche Ziele Sie mit der Einführung von HR-Analytics erreichen möchten (z. B. Fluktuation senken, Rekrutierungsprozesse optimieren). Klären Sie zudem ab, welche personellen, technischen und finanziellen Mittel hierfür erforderlich sind.
2. Datenbestand evaluieren und optimieren: Prüfen Sie, welche Personal- und Organisationsdaten bereits vorhanden sind und welche noch ergänzt oder verbessert werden müssen. Sorgen Sie für eine hohe Datenqualität, da diese für valide Analysen entscheidend ist.
3. Technische Infrastruktur aufbauen: Wählen und implementieren Sie passende Softwarelösungen, welche Ihre Anforderungen in Bezug auf Datenanalyse, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit optimal erfüllen. Zu den relevanten Tools zählen HR-Informationssysteme (HRIS), Analysewerkzeuge (etwa Predictive Analytics) und ggf. cloudbasierte Lösungen.
4. Analyseprozesse etablieren und Personal schulen: Entwickeln Sie standardisierte Prozessabläufe zur Durchführung regelmäßiger Analysen. Schulen und befähigen Sie Ihre HR-Mitarbeitenden sowie Führungskräfte in der Nutzung von HR-Analytics-Tools, um eigenständige datenbasierte Entscheidungen fördern zu können.
5. Ergebnisse systematisch auswerten und Maßnahmen festlegen: Analysieren und interpretieren Sie konsequent die erhobenen Daten. Formulieren Sie auf Basis dieser Erkenntnisse konkrete Handlungsempfehlungen oder Maßnahmen, die zur Erreichung der festgelegten Ziele beitragen.
6. Kontinuierliche Evaluation und Anpassung: Überprüfen und reflektieren Sie die Wirksamkeit Ihrer HR-Analytics-Maßnahmen regelmäßig und entwickeln Sie diese kontinuierlich anhand der Erfahrungen und des erzielten Mehrwerts für Ihre Organisation weiter.

Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Nutzung von HR-Analytics

Um HR-Analytics gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen, sollten Sie einige praxisorientierte Empfehlungen berücksichtigen:

• Starten Sie mit überschaubaren Projekten: Beginnen Sie zunächst mit wenigen, klar definierten Fragestellungen und erweitern Sie Ihre Analysen schrittweise. So können Sie erste Erfolgserlebnisse erzielen und gezielt Erfahrung aufbauen.
• Arbeiten Sie eng mit Ihren Mitarbeitenden zusammen: Kommunizieren Sie offen, warum Sie Daten erheben und wie diese genutzt werden. Transparenz schafft Vertrauen und reduziert potenzielle Widerstände gegen HR-Analytics-Projekte.
• Schulen und qualifizieren Sie Ihre HR-Mitarbeitenden: Investieren Sie gezielt in Fortbildungen oder Workshops, um Ihre Personalabteilung im Umgang mit modernen Analyse-Tools und statistischen Methoden fit zu machen.
• Setzen Sie auf intuitive und anwenderfreundliche Software: Vor allem für KMU empfiehlt sich der Einsatz von Software, die ohne umfassendes technisches Know-how einfach zu bedienen und schnell nutzbar ist.
• Bleiben Sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite: Ziehen Sie rechtzeitig Expertinnen und Experten hinzu, um Datenschutz und Compliance-Anforderungen umfassend einzuhalten und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und auszuschließen.