Personalakten digitalisieren: So geht´s

Die Digitalisierung von Personalakten ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mittlerweile nicht nur eine Option, sondern eine wichtige Notwendigkeit, um den Anforderungen an Effizienz, Datenschutz und Rechtskonformität gerecht zu werden. Unter dem Begriff „Personalakten digitalisieren“ versteht man die systematische Umwandlung physischer Personalunterlagen in digitale Formate sowie deren strukturierten Einsatz und Speicherung in digitalen Archiv-Systemen. Dabei umfasst die Personalakte sämtliche personenbezogenen Daten sowie arbeitsrelevante Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen, Zertifikate, Urlaubsanträge oder Entgeltabrechnungen. Ziel einer solchen Digitalisierung ist die Erleichterung des administrativen Managements von personenbezogenen Daten durch den schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Dokumente.

Gleichzeitig trägt die digitale Führung der Personalakten dazu bei, rechtlichen Vorgaben leichter gerecht zu werden, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Archivierungspflichten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen praxisorientiert auf, welche Vorteile, Herausforderungen und Best Practices sich im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten speziell für KMU ergeben.

Die Vorteile der Digitalisierung von Personalakten

Die Entscheidung, die bislang analoge Personalakte komplett zu digitalisieren, bietet Unternehmen weitreichende Vorteile sowohl operativer als auch strategischer Natur. Einige der zentralen Mehrwerte, die sich durch eine Digitalisierung ergeben, umfassen insbesondere folgende Aspekte:

• Effizienzsteigerung: Digitale Akten ermöglichen schnelleres Auffinden, Bearbeiten und Teilen relevanter Informationen. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und reduziert administrative Aufwände erheblich.
• Platzersparnis: Physische Aktenordner beanspruchen oft große Mengen an Büroraum, dessen Kosten insbesondere in städtischen Gebieten hoch sind. Digitalisierte Archive verhelfen zu deutlich kompakterem Lagern, wodurch Raum effizienter genutzt werden kann.
• Schneller Zugriff: Die Zentralisierung in digitalen Archiven erleichtert die standortunabhängige Zusammenarbeit. Führungskräfte und HR-Verantwortliche können unmittelbar und ortsunabhängig Informationen abrufen, was insbesondere in Zeiten von Remote-Arbeit oder bei standortübergreifenden Teams erheblich zur Effizienz beiträgt.
• Verbesserte Datensicherheit: Digitale Personalakten ermöglichen durch klare Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung der Zugriffe höheren Datenschutz und besseren Schutz vor Datenverlusten oder unbefugter Einsichtnahme im Vergleich zur physischen Personalaktenführung.
• Erhöhte Compliance: Die digitale Speicherung vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und unterstützt ein strukturiertes Prozessmanagement, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Digitalisierung

Bei der Digitalisierung von Personalakten sind zahlreiche rechtliche Vorschriften und Standards sorgfältig zu beachten. Zentrale rechtliche Grundlagen stellen hier insbesondere datenschutzrechtliche Vorschriften dar, allen voran die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

• Gemäß Artikel 5 DSGVO unterliegt die Verarbeitung personenbezogener Daten klaren Grundsätzen, darunter der Zweckbindung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Vertraulichkeit personenbezogener Informationen. Digitale Personalakten müssen daher jederzeit angemessen geschützt, nur autorisierten Personen zugänglich und vor unbefugtem Zugriff gesichert sein.
• Unternehmen müssen gewährleisten, dass digitale Akten für Mitarbeitende jederzeit einsehbar sind § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
• Digitale Personalakten müssen innerhalb der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zuverlässig archiviert und auf Verlangen verfügbar gemacht werden, etwa bei eventuellen Prüfungen durch Sozialversicherungsträger oder die Finanzverwaltung.

Datenschutzkonforme Gestaltung der digitalen Personalakte

Für die Umsetzung einer datenschutzkonformen digitalen Personalaktenführung sind maßgeschneiderte organisatorische und technische Maßnahmen essentiell.

Dabei ist dringend auf folgende Maßnahmen zu achten:

• Zugriffsbeschränkungen: Klar definierte Zugriffsrechte auf die Datenbank der Personalakten müssen rollenbasiert vergeben werden. Nur Mitarbeitende, deren Tätigkeitsfeld unmittelbar einen Zugang erfordert, sollten über entsprechende Berechtigungen verfügen.
• Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten: Alle Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Übertragung und Löschung von personenbezogenen Daten müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein, um Datenschutzprüfungen und Audits standhalten zu können.
• Verschlüsselung und Datensicherung: Sicherheitstechnische Maßnahmen, insbesondere die Nutzung von Verschlüsselungsverfahren sowohl während der Datenspeicherung als auch bei deren Übertragung, stellen eine essenzielle Komponente dar. Zudem sollten regelmäßige Backups zur Sicherstellung der Datenwiederherstellung bei Systemausfällen erstellt werden.
• Löschkonzept: Ein konkretes Löschkonzept für Daten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder deren Speicherung unzulässig wird, ist für eine rechtskonforme Aktenführung unbedingt erforderlich.
• Mitarbeiterschulungen: Da Datenschutzverstöße oftmals durch Unwissenheit ausgelöst werden, ist die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden in diesem Bereich essenziell.

Technische Umsetzung: So gelingt die Digitalisierung der Personalakten

Die technische Umsetzung einer digitalen Personalakte ist ein zentraler Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projekt.

Hierzu sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Bestandsaufnahme: Erfassen Sie zunächst quantitativ und qualitativ den aktuellen Aktenbestand, um Klarheit über das notwendige Volumen digital zu erfassender Daten zu erhalten.
• Strukturierung & Kategorienbildung: Definieren Sie eindeutige Dokumentenkategorien und Metadaten (etwa Datum, Dokumententyp, Abteilung), um eine später effiziente Nutzung und Suche zu ermöglichen.
• Auswahl geeigneter Softwarelösungen: Bei der Auswahl einer HR-Software oder Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist auf Funktionen wie Zugriffskontrolle, revisionssichere Archivierung und Schnittstellen zu HR-Systemen und IT-Infrastruktur des Unternehmens zu achten – idealerweise bereits DSGVO-konform zertifiziert.

Vor- und Nachteile der Digitalisierung von Personalakten im Überblick

Obwohl die Digitalisierung von Personalakten messbare Vorteile mit sich bringt, existieren gleichzeitig bestimmte Herausforderungen, die KMU realistisch einschätzen sollten.

Hier eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Vor- und Nachteile:

Problemlösungen beim Digitalisieren von Personalakten

Die Digitalisierung von Personalakten ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, der jedoch einige Herausforderungen mit sich bringt.

Um diese erfolgreich zu bewältigen, sind folgende Hauptpunkte entscheidend:

• Umgang mit heterogenen Bestandsakten: Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, dass vorhandene Personalakten in unterschiedlichen Formaten und Zuständen vorliegen, was eine einheitliche Digitalisierung erschwert.
• Festlegung klarer Standards: Bereits zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sollten klare Regeln für die Anordnung, Kategorisierung und Ablagestruktur der Dokumente definiert werden, um Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
• Einbindung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende sollten frühzeitig durch gezielte Schulungen und verständliche Prozessleitfäden in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, um Fehler zu vermeiden und die Akzeptanz der neuen Abläufe zu fördern.
• Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern: Der Einsatz zertifizierter und erfahrener Anbieter sichert eine professionelle, sichere und rechtskonforme Digitalisierung der Personalakten.
• Nutzung moderner Technologien: Moderne Scanner und automatisierte Texterkennungssysteme (OCR) gewährleisten eine hohe Qualität der digitalen Archive und reduzieren Risiken, die durch manuelle Datenübertragungen entstehen.
• Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben: Die gesamte Digitalisierung muss den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, entsprechen, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
• Technische Schutzmaßnahmen: Dazu zählen unter anderem verschlüsselte Cloud-Lösungen sowie eine sorgfältige Verwaltung der Zugriffsrechte, um sensible Daten zu schützen.
• Organisatorische Schutzmaßnahmen: Regelmäßige Datenschutz-Audits und kontinuierliche Schulungen der Mitarbeitenden sorgen für nachhaltigen Datenschutz und Sicherheit.

Mit einem solchen strukturierten und ganzheitlichen Ansatz können Unternehmen typische Herausforderungen bei der Digitalisierung von Personalakten erfolgreich meistern und langfristig von Effizienzgewinnen profitieren.

Arbeitsrechtliche Aspekte bei der Digitalisierung von Personalakten

Neben den datenschutzrechtlichen Anforderungen müssen bei der Digitalisierung von Personalakten zwingend auch spezifische arbeitsrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden, um Rechtskonformität sicherzustellen. Insbesondere ist darauf zu achten, dass sämtliche Rechte und Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis eingehalten werden.

Relevante arbeitsrechtliche Aspekte, die KMU im Zuge der Digitalisierung von Personalakten beachten sollten, umfassen vor allem:

• Einsichtsrecht der Beschäftigten: Gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Mitarbeitende ein gesetzliches Recht auf Einsichtnahme ihrer Personalakte. Dieses Recht gilt sowohl für physische als auch für digitale Akten. KMU müssen daher gewährleisten, dass Mitarbeitende auch nach der Digitalisierung jederzeit Zugang zu ihren Unterlagen erhalten können.
• Mitbestimmung durch Betriebsrat: Besteht ein Betriebsrat, ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu berücksichtigen. Die Einführung neuer technischer Einrichtungen, die zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle dienen könnten, erfordert somit eine frühzeitige Einbindung und Zustimmung des Betriebsrates.
• Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Archivierung der Personalakte: Auch digital geführte Akten müssen vollständig, wahrheitsgetreu und aktuell gehalten, sowie zeitlich ordnungsgemäß archiviert werden. Die Löschung veralteter Dokumente darf dabei ausschließlich unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und in Absprache mit datenschutzrechtlichen Löschkonzepten erfolgen.
• Beweiskraft digitaler Akten: Um Dokumente als rechtssicheres Beweismittel vor Arbeitsgerichten nutzen zu können, müssen KMU technische und organisatorische Maßnahmen gewährleisten, die Manipulationen ausschließen und revisionssichere Archivierung sicherstellen.

Eine sorgsame Beachtung dieser arbeitsrechtlichen Verpflichtungen trägt entscheidend dazu bei, rechtliche Risiken im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Personalakten nachhaltig zu minimieren.

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung digitaler Personalakten

Die Einführung digitaler Personalakten in KMU erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um Risiken zu minimieren und nachhaltig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Dabei empfiehlt es sich, diese wesentlichen Schritte systematisch zu beachten:

1. Analyse und Planung: Führen Sie eine detaillierte Bedarfs- und Prozessanalyse durch, um den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens und die Anforderungen an Ihr digitales Archivsystem genau zu definieren. Hierzu gehört auch die Erstellung eines Projektplans mit Zuständigkeiten, Zeitrahmen und Meilensteinen.
2. Auswahl des passenden Anbieters: Evaluieren Sie unterschiedliche Softwareanbieter hinsichtlich ihres Leistungsumfangs, ihrer Sicherheitsstandards und ihrer DSGVO-Konformität. Achten Sie insbesondere auf benutzerfreundliche Oberflächen, flexible Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sowie geeignete Supportleistungen.
3. Erstellung eines Berechtigungskonzepts: Legen Sie klare Zugriffsrechte fest und sorgen Sie für eine strikte Rollenverteilung hinsichtlich der Einsichts- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Dies garantiert den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben.
4. Durchführung von Pilotphasen: Implementieren Sie das System zunächst im Rahmen einzelner Pilotprojekte oder ausgewählter Abteilungen, um frühzeitig Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, ehe die flächendeckende Umsetzung erfolgt.
5. Schulungsmaßnahmen planen und durchführen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt im Umgang mit der digitalen Personalakte sowie im Hinblick auf den Datenschutz. Eine gut vorbereitete Belegschaft trägt maßgeblich zum Erfolg der Digitalisierungsinitiative bei.
6. Laufende Evaluation und Optimierung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Digitalisierung der Personalakten den gewünschten Erfolg bringt. Berücksichtigen Sie dabei das Feedback Ihrer Mitarbeitenden, aktualisieren Sie Prozessabläufe und optimieren Sie bei Bedarf Ablagesysteme oder Zugriffsrechte kontinuierlich weiter.

Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Personalakten

Um die Digitalisierung Ihrer Personalakten effektiv zu gestalten und typische Stolpersteine zu vermeiden, haben wir für Sie hilfreiche Praxistipps zusammengestellt:

• Pilotprojekt starten: Digitalisieren Sie zunächst einen ausgewählten Teilbestand Ihrer Personalakten als Testlauf. So können Sie frühzeitig technische oder organisatorische Schwachstellen erkennen und beheben.
• Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie Mitarbeitende, die maßgeblich für die Datenerfassung, Pflege und regelmäßige Überprüfung der digitalen Akten zuständig sind, um einen reibungslosen Prozess zu garantieren.
• Einheitliche Namensgebung: Erstellen Sie verbindliche Vorgaben für die Benennung und Ablagestruktur digitaler Dokumente. Dadurch erleichtern Sie langfristig die Auffindbarkeit und verbessern den Workflow.
• Prüfen von Dienstleistern: Sofern Sie externe Anbieter oder Scan-Services nutzen möchten, achten Sie gewissenhaft auf deren Datenschutzkonformität sowie Erfahrungen im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten.
• Regelmäßige Audits durchführen: Planen Sie interne Audits ein, um die Einhaltung aller rechtlichen und technischen Vorgaben kontinuierlich zu gewährleisten und offensichtliche Fehler frühzeitig beheben zu können.

Diese Tipps helfen Ihnen, eine effiziente und reibungslose Umstellung zu erzielen und langfristig von den Vorteilen der digitalen Personalaktenführung zu profitieren.