Aufbewahrungsfristen Personalakte: Das müssen Arbeitgeber beachten

Jedes Unternehmen, egal ob kleines Handwerksunternehmen oder mittelständischer Dienstleister, verwaltet von jedem Beschäftigten eigene Personalakten. Die Personalakte ist hierbei eine strukturierte Zusammenstellung aller relevanten Informationen und Dokumente über einzelne Mitarbeitende im Unternehmen. Sie umfasst unter anderem den Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge sowie Informationen bezüglich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung ist der Überblick darüber, wie lange Personalakten beziehungsweise darin enthaltene Dokumente aufbewahrt werden müssen, von großer Relevanz.

Gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen dienen dazu sicherzustellen, dass relevante Dokumente für bestimmte Zeiträume nachvollziehbar bleiben. Dies hilft sowohl zum Schutz der Beschäftigten, beispielsweise bei Rentenansprüchen, als auch zur Absicherung des Arbeitgebers gegenüber eventuellen rechtlichen Ansprüchen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen im Detail, was es mit Aufbewahrungsfristen von Personalakten auf sich hat und worauf Ihre HR-Abteilung unbedingt achten sollte.

Rechtliche Grundlagen zu Aufbewahrungsfristen der Personalakte

Im Bereich der Personalverwaltung sind Aufbewahrungsfristen für Personalakten und darin enthaltene Dokumente keinesfalls beliebig festgelegt. Vielmehr basieren diese Fristen auf rechtlichen Vorgaben aus verschiedenen Gesetzen und Rechtsverordnungen. Hauptsächlich relevant sind hierbei das Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht sowie spezielle Datenschutzgesetze wie die DSGVO. Ein zentraler rechtlicher Rahmen ist das Handelsgesetzbuch (HGB), welches allgemeine Aufbewahrungsfristen vorgibt. Weiterhin sind das Einkommensteuergesetz (EStG) sowie das Sozialgesetzbuch (SGB) zentrale Säulen.

Demnach können sich unterschiedliche Fristen für einzelne Bestandteile der Personalakte ergeben. Zusätzlich legt die DSGVO Grundsätze für den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten fest und fordert die Löschung persönlicher Daten, sobald deren Speicherung und Verarbeitung nicht mehr rechtlich notwendig ist oder keine gesetzliche Grundlage mehr besteht. Somit stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Herausforderung, die rechtlichen Vorgaben verständlich und praxistauglich umzusetzen sowie ihre Prozesse zur Datenspeicherung und -löschung entsprechend auf sichere Füße zu stellen.

Welche Dokumente in der Personalakte unterliegen besonderen Aufbewahrungsfristen?

• Steuer- und lohnrelevante Dokumente (z.B. Lohnunterlagen, Steuerkarten und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung): In der Regel gelten hier Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs bis zehn Jahren.
• Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen: Diese sind mindestens drei Jahre zum Ende des Jahres aufzubewahren, in dem die Arbeitsverhältnisse endeten.
• Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten: Sie sollten aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) mindestens sechs Monate, aber nicht wesentlich länger gespeichert werden.
• Krankheits- und Fehlzeitenmeldungen: Diese Unterlagen unterliegen generell einer Aufbewahrungsfrist von mindestens drei Jahren.
• Unfallmeldungen, Arbeitsschutz- und Sicherheitsunterlagen: Aufgrund von Verjährungsfristen und gesetzlichen Haftungsgründen müssen diese oft bis zu zehn Jahre aufgehoben werden.

Diese Unterscheidungen sollten Arbeitgeber kennen, da Verstöße unmittelbar rechtliche und finanzielle Folgen haben können.

Warum sind korrekte Aufbewahrungsfristen entscheidend für Unternehmen?

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen dient primär der Rechtssicherheit und trägt entscheidend dazu bei, Rechtsstreitigkeiten oder finanzielle Nachteile aufgrund von Versäumnissen oder Unkenntnis zu vermeiden. Besonders in Fragestellungen wie Rentenversicherung, Sozialversicherungsprüfung oder beim Finanzamt ist die vollständige Dokumentation von Mitarbeiterunterlagen von zentraler Bedeutung. Ebenso tragen korrekte Fristen wesentlich zum Datenschutz im Unternehmen bei, indem sie verhindern, dass personenbezogene Daten unnötig lange gespeichert werden. Eine zu lange Speicherung ist genauso problematisch wie eine vorzeitige Löschung – in beiden Fällen drohen erhebliche Sanktionen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf Aufbewahrungsfristen gehört zudem zur Governance jedes Unternehmens und sollte integrativer Bestandteil eines professionellen Risikomanagements sein.

Im Falle arbeitsgerichtlicher Verfahren könnte bei fehlender oder mangelhafter Dokumentation sogar eine Beweislastumkehr eintreten, was die Verteidigungsposition des Arbeitgebers schwächt und finanzielle Risiken erhöht. Damit ist klar, dass korrekte Aufbewahrungsfristen nicht bloß bürokratische Maßnahmen darstellen, sondern essenziell für die Rechtssicherheit und den Schutz wirtschaftlicher Interessen eines Unternehmens sind.

Wie werden Dokumente der Personalakte richtig aufbewahrt?

Zur fachgerechten Aufbewahrung von Dokumenten aus Personalakten gibt es unterschiedliche Anforderungen, je nachdem ob sie physisch oder digital archiviert werden:

Physische Personalakten:

• Abschließbarer Aktenschrank mit streng geregelten Zugriffsbefugnissen.
• Schutz vor Verlust, Zerstörung (z.B. durch Feuer oder Wasser) und unbefugtem Zugriff gewährleisten.
• Protokollierung der Zugriffe und der Abfrageberechtigungen.

Digitale Personalakten:

• Sichere Speicherung (Cloud oder OnPremise) unter Berücksichtigung der Anforderungen der DSGVO.
• Zugriffsprotokolle und klare Berechtigungsstruktur je Benutzergruppe.
• Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung und Löschung nach Ablauf der Fristen.
• Vermeidung von Datenverlust durch Sicherstellung von Backup-Optionen.

• Dokumente im Zusammenhang mit der Sozialversicherung (z. B. Krankenversicherungsnachweise) sind oft an längere Fristen gebunden, die durch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen bestimmt werden.
• Abmahnungen und Kündigungen müssen in der Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie sie für die Verjährungsfrist von Ansprüchen relevant sind.
• Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente sicher vernichtet werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Richtige Löschung von Dokumenten bei Ablauf von Aufbewahrungsfristen

Nicht nur die ordnungsgemäße Speicherung ist wichtig, sondern auch die Löschung der Dokumente, sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Dokumente nach ihrer rechtlich notwendigen Aufbewahrungsfrist vernichtet bzw. gelöscht werden, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine längere Aufbewahrung notwendig macht. Besonders beim digitalen Dokumentenmanagement stellen sich hierbei spezielle Anforderungen an die sichere und irreversible Löschung personenbezogener Daten.

• Ein einfaches Löschen der Dateien reicht dabei nicht aus. Stattdessen müssen die Dokumente nach Ablauf der Fristen zuverlässig vernichtet oder datenschutzkonform gelöscht werden, sodass keine Rekonstruktion mehr möglich ist.

Verantwortlichkeit sowie Zeitpunkt und Durchführung des Löschens sollten verbindlich festgelegt und dokumentiert werden. Um sicherzustellen, dass Löschfristen eingehalten werden, sind regelmäßige Reviews oder automatische Fristenüberwachung empfehlenswert.

Vor- und Nachteile der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen in der Personalakte

Arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen

Unternehmen, die der Pflicht zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Personalakten nicht oder nur unzureichend nachkommen, setzen sich verschiedenen rechtlichen Risiken aus.

Dabei können insbesondere die folgenden arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Konsequenzen relevant sein:

• Schadensersatzansprüche: Beschäftigte haben bei unzulässiger Aufbewahrung oder Löschung personenbezogener Daten einen Anspruch auf Schadensersatz, sofern ihnen hieraus nachweislich materielle oder immaterielle Schäden entstanden sind (§ 82 DS-GVO).
• Bußgelder: Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben gemäß DSGVO drohen empfindliche Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens – es gilt dabei der jeweils höhere Betrag.
• Verschlechterte Beweislage in Arbeitsgerichtsprozessen: Unternehmen, die Inhalte der Personalakte vor Ablauf der gesetzlichen Frist vernichten, riskieren eine Beweislastumkehr zu ihren Ungunsten. Im Streitfall könnten etwaige Ansprüche von Beschäftigten im Zweifel nicht widerlegt werden.
• Verstöße gegen steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten: Nicht ausreichend dokumentierte Unterlagen gegenüber dem Finanzamt oder bei entsprechender Betriebsprüfung durch die Sozialversicherungsträger können hohe Nachzahlungen oder Strafzahlungen nach sich ziehen.

Arbeitgeber sollten daher stets sicherstellen, dass die Aufbewahrungsfristen rechtssicher eingehalten und gut dokumentiert sind. Regelmäßige Kontrollen, klare Verantwortlichkeiten und gezielte Mitarbeiterschulungen minimieren potentielle Risiken und stärken sowohl die Datenschutz-Compliance als auch die arbeitsrechtliche Sicherheit Ihres Unternehmens.

Schritt-für-Schritt Umsetzung zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Tipps & Tricks zur praxisnahen Verwaltung von Personalakten