HRIS Software: Grundlagen, Nutzen und Auswahlkriterien für Unternehmen

Heutzutage befinden sich viele Organisationen in der Situation, verschiedenste Personalfunktionen optimal koordinieren zu müssen. Zugleich sind Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Zusätzlich gilt es sicher zu stellen, dass die Mitarbeitenden bestmöglich betreut werden. Helfen kann dabei eine „HRIS-Software“, ein System, das in der Personalarbeit immer bedeutender wird. Doch was verbirgt sich hinter der Abkürzung HRIS, was unterscheidet HRIS-Systeme von anderen HR-Lösungen und worauf sollten insbesondere KMUs bei der Auswahl achten?

In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen, indem wir erläutern, was HRIS ist, welche typischen Funktionalitäten HRIS aufweist, welchen Nutzen solche Systeme für KMUs stiften können und worin sich HRIS von anderen HR-IT-Systemen unterscheidet.

Was bedeutet HRIS Software?

Die Abkürzung HRIS steht „Human Resources Information System“. Ein HRIS ist ein Elektronisches Informationssystem, das die Personalinformationen zentral verquickt und bei der Koordinierung von vielen administrativen und strategischen HR-Prozessen behilflich ist. Prägnant kann man sagen, es handelt sich um die digitale Kommandozentrale der HR-Organisation, in der sämtliche personalbezogenen Informationen gespeichert, gewartet, analysiert und für Entscheidungszwecke bereitgestellt werden. Ein Human Resources Information System hat eine ganze Menge Aufgaben zu erfüllen.

Hierzu zählen unter anderem die digitale Personalakte, die Betrachtung von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen, das Reporting für relevante Indikatoren und die Abwicklung von relevanten Dokumenten. Ein System dieser Art verfolgt das Ziel, die HR-Organisation und deren Prozesse zu optimieren, die Redundanz von Daten zu verhindern und die Informationsbereitstellung an Führungskräfte, Kollegen und Behörden zu vereinfachen.

HRIS-Software ist somit weit mehr als eine gewöhnliche Personalverwaltungssoftware: Sie liefert die Grundlagen für die strategische Personalplanung, die Integration verschiedener Recruiting-, Talentmanagement- und gegebenenfalls auch Payroll-Module (abhängig von den Bedürfnissen und dem Funktionsumfang der Software-Hersteller) oder Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen können solche Lösungen dazu beitragen, mit begrenzten HR-Ressourcen professionelle Standards zu etablieren.

Typische Funktionen einer HRIS Software

• Digitale Personalakten: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Dokumenten, Verträgen und Zertifikaten an einem zentralen Ort, jederzeit abrufbar.
• Self-Service-Funktionen: Mitarbeitende können eigenständig Stammdaten ändern, Urlaubs- oder Krankmeldungen digital einreichen.
• Abwesenheitsmanagement: Digitale Antragstellung, Genehmigungsworkflows und automatische Urlaubskontenführung.
• Reporting & Analytics: Dashboards und Auswertungen zu Fluktuation, Krankenstand, Personalstruktur etc.
• Organisationsmanagement: Abbildung der Firmenstruktur, Teams, Vorgesetztenverhältnisse und Standorte.
• Compliance-Unterstützung: Automatisierung von Fristen, DSGVO-konformer Datenhaltung und Protokollierung.

Erweiterte HRIS Lösungen bieten zusätzliche Module, etwa für das Talentmanagement (Performance Reviews, Zielvereinbarungen), Recruiting, E-Learning oder sogar die Integration mit Lohn- und Gehaltssystemen. Dennoch steht im Zentrum fast immer die digitale Verwaltung von HR-Kerndaten und deren zuverlässige, geschützte Bereitstellung für berechtigte Personen.

Vorteile eines HRIS für unterschiedliche Unternehmensgrößen

• Entlastung der Personalabteilung: Routinetätigkeiten wie Datenpflege, Urlaubsverwaltung oder Bescheinigungswesen werden automatisiert und Mitarbeitende in Self-Services eingebunden.
• Transparenz & Übersicht: Sämtliche Informationen sind zentral an einem Ort, mögliches Suchen in Ordnern oder Listen entfällt.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen: Mit aktuellen Daten und Auswertungen kann das Management personalbezogene Entscheidungen fundierter treffen.
• Rechtssicherheit & Datenschutz: Erinnerungen an Fristen (z. B. Probezeitende, Zertifikatserneuerung), revisionssichere Dokumentenablage und automatisierte Protokollierung von Zugriffen sorgen für Compliance.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Schnelle, transparente Prozesse, etwa bei Abwesenheiten oder Dokumentenanforderungen, verbessern die Erfahrung der Mitarbeitenden.

Für wachsende Unternehmen ermöglicht ein HRIS zudem die Skalierbarkeit und Flexibilität, Prozesse nach Bedarf zu erweitern, Rollen zu definieren und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen.

HRIS vs. andere HR-Softwarelösungen: Wo liegen die Unterschiede?

• HRIS (Human Resources Information System): Der Fokus liegt klar auf der Verwaltung von Personaldaten und den wichtigsten administrativen HR-Prozessen (Personalverwaltung, Abwesenheiten, Organisationsmanagement). Ein HRIS ist meist modular aufgebaut und lässt sich nach Bedarf erweitern.
• HCM (Human Capital Management): Anbieter von HCM-Systemen bieten ein noch breiteres Funktionsspektrum, inklusive Talentmanagement, Weiterbildung, Nachfolgeplanung, umfassende Analytics und oft internationale Payroll. HCM-Systeme sind besonders für größere oder wachsende Unternehmen geeignet, werden aber häufig als umfassender wahrgenommen, als es viele KMU benötigen.
• Einzellösungen (Best-of-Breed): Hier werden für solche Aufgaben wie Recruiting, Zeiterfassung, Reisekostenverwaltung oder Lohnabrechnung jeweils spezialisierte Tools genutzt, die oft per Schnittstellen angebunden werden. Die Integration der Daten ist hier herausfordernder, aber der Funktionsumfang kann bei einzelnen Prozessen tiefer sein.

Mit einer HRIS Software schaffen Unternehmen die Basis für Digitalisierungsinitiativen, ohne durch zu viele Zusatzmodule oder zu komplexe Funktionen überfrachtet zu werden. Sie eignet sich daher besonders für Betriebe, die eine zentrale, leicht verständliche und ausbaufähige Lösung suchen.

Auswahlkriterien: Worauf sollten Unternehmen bei einer HRIS Software achten?

• Funktionsumfang: Passt die Lösung zu den aktuellen Prozessen? Gibt es optionale Module für geplante, künftige Anforderungen?
• Benutzerfreundlichkeit/ Usability: Die Oberfläche muss für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende intuitiv und klar strukturiert sein; komplizierte oder überladene Masken schrecken ab.
• Datenschutz & Compliance: Prüfen Sie Zertifizierungen, Verschlüsselung, Protokollierung und rechtssichere Archivierung.
• Integration & Schnittstellen: Wie einfach lassen sich Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und ggf. bestehende ERP-Systeme einbinden?
• Cloud vs. OnPremise: Cloud-Lösungen punkten durch geringe IT-Aufwände und schnellere Updates, während OnPremise mehr Kontrolle und Individualisierung erlaubt.
• Support & Anbieter-Kompetenz: Verfügt der Anbieter über Erfahrung in Ihrer Branche? Gibt es deutschsprachigen Support? Wie sind Schulungen und Einführung geregelt?
• Preis- und Lizenzmodell: Ist das Modell (z. B. pro Mitarbeitendem, als Miet- oder Einmalkauf) für Ihre Unternehmensgröße wirtschaftlich sinnvoll und skalierbar?

• Eigene Prozesse analysieren und Anforderungen schriftlich fixieren (z. B. mit einem Anforderungskatalog)
• Anbieter recherchieren, Long- und anschließend Shortlist erstellen
• Demotermine vereinbaren und Testzugänge nutzen
• Referenzen und Erfahrungen einholen
• Datenschutz und IT-Fit mit interner oder externer IT abstimmen
• Nachhaltige Support- und Updatezusagen einfordern

Ein strukturiertes Vorgehen erleichtert die Auswahl und sichert die spätere Akzeptanz ebenso wie die Weiterentwicklung der HRIS Software im Unternehmen.

Vor- und Nachteile von HRIS Software im Unternehmenseinsatz

Die Einführung einer HRIS Software bringt Unternehmen viele weitreichende Vorteile, ist jedoch auch mit einigen potenziellen Herausforderungen verbunden, die gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sorgfältig abgewogen werden sollten:

Grundsätzlich empfiehlt es sich, die potenziellen Vorteile und etwaigen Einschränkungen individuell abzuwägen, um das HRIS optimal an die Größe des Unternehmens, seine internen Prozesse und seine Digitalisierungsstrategie anzupassen.

Rechtliche Anforderungen und Datenschutz beim Einsatz von HRIS Software

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden unterliegt strengen Anforderungen. Ein HRIS muss umfangreiche Maßnahmen zur Datensicherheit, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung bieten. Zudem müssen Betroffenenrechte wie Auskunft, Berichtigung oder Löschung zuverlässig unterstützt werden.
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte: Es ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten erhalten. Moderne HRIS Systeme ermöglichen eine differenzierte Rechtevergabe nach Rollen, Abteilungen und Standorten.
• Dokumentations- und Nachweispflichten: Personalbezogene Vorgänge müssen nachvollziehbar protokolliert und revisionssicher gespeichert werden. Das betrifft etwa Vertragsänderungen, Arbeitszeitnachweise oder Urlaubsgenehmigungen.
• Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für Lohn- und Gehaltsdokumente, müssen eingehalten werden. Ein HRIS sollte flexible Fristenverwaltung und automatisierte Löschkonzepte unterstützen.
• Vertragsgestaltung mit Anbietern: Bei externen Softwareanbietern ist ein korrekter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unerlässlich, um die Verantwortlichkeiten nach DSGVO klar zu regeln.
• Audit- und Meldepflichten: Das System sollte Funktionen zur Vorbereitung von internen oder externen Prüfungen (z.B. durch Datenschutzbehörden oder Betriebsräte) bieten.

Durch die Auswahl eines zertifizierten, an den europäischen Rechtsrahmen angepassten HRIS minimieren Unternehmen Risiken bei Audits, steigern das Vertrauen der Mitarbeitenden in den Umgang mit Daten und sichern sich rechtlich langfristig ab. Prüfen Sie vor einer Einführung daher nicht nur Funktionen und Kosten, sondern auch den Erfüllungsgrad aller relevanten Compliance-Anforderungen.

Umsetzung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung einer HRIS Software

1. Analyse der Ausgangssituation:
Erfassen Sie bestehende HR-Prozesse, identifizieren Sie Engpässe und formulieren Sie konkrete Ziele für die Digitalisierung. Stimmen Sie die Bedarfe mit relevanten Fachbereichen und der Geschäftsleitung ab.

2. Festlegung der Anforderungen:
Erstellen Sie eine Anforderungsliste, die essenzielle Must-haves (z. B. digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung) und optionale Nice-to-haves umfasst. Tipp: Nutzen Sie Vorlagen oder einen Anforderungskatalog, um nichts zu übersehen.

3. Marktrecherche und Softwareauswahl:
Recherchieren Sie passende HRIS Anbieter, vergleichen Sie Funktionen, Usability sowie Referenzen und vereinbaren Sie Demotermine. Erstellen Sie eine Shortlist und lassen Sie möglichst viele Beteiligte die Systeme testen.

4. Entscheidungsfindung und Vertragsabschluss:
Treffen Sie Ihre Auswahl auf Basis von Nutzerfeedback, Funktionserfüllung, Datenschutz und Kosten. Klären Sie alle offenen Fragen zum Support, zur Datenmigration und zu den Lizenzmodellen vor Vertragsunterzeichnung.

5. Implementierungsplanung:
Erarbeiten Sie einen klaren Zeitplan für die Einführung, einschließlich Verantwortlichkeiten, Datentransfer, Konfiguration und ggf. individueller Anpassungen. Planen Sie ausreichend Zeit für Testläufe und Fehlerbehebungen ein.

6. Mitarbeitendenschulung und Change-Management:
Schulen Sie alle Anwendergruppen gezielt und transparent. Kommunizieren Sie die Vorteile der HRIS Software, um die Akzeptanz zu erhöhen und Bedenken frühzeitig zu adressieren.

7. Go-Live und kontinuierliche Optimierung:
Starten Sie mit einem klaren Stichtag, stellen Sie Support während der Anfangsphase sicher und erfassen Sie fortlaufend Optimierungswünsche, um Ihre HRIS Lösung langfristig erfolgreich zu nutzen.

Die konsequente Umsetzung dieser Schritte schafft Sicherheit und Akzeptanz – und bildet die Grundlage für nachhaltige Effizienz in der Personalarbeit.

Tipps & Tricks für eine erfolgreiche HRIS-Nutzung im Unternehmensalltag

• Frühzeitiges Einbinden aller Stakeholder: Beziehen Sie neben der HR-Abteilung auch Führungskräfte, die IT und Mitarbeitende frühzeitig mit ein, um Anforderungen zielgerichtet aufzunehmen und Akzeptanz sicherzustellen.
• Schulung und Kommunikation: Planen Sie ausreichend Schulungen und verständliche Handreichungen ein, damit alle Nutzergruppen den Umgang mit dem HRIS sicher beherrschen – auch bei Prozessänderungen.
• Kurze Workflows umsetzen: Nutzen Sie die Möglichkeit, Genehmigungsprozesse oder Informationswege zu vereinfachen und digital abbildbar zu machen. Dadurch erhöhen Sie Transparenz und Geschwindigkeit.
• Self-Services konsequent fördern: Animieren Sie Mitarbeitende, Self-Service-Funktionen zu nutzen, z. B. für Stammdatenpflege oder Urlaubsanträge. Das entlastet HR und steigert die Zufriedenheit.
• Regelmäßige Systempflege & Updates: Planen Sie feste Zeitfenster für die Datenpflege und prüfen Sie regelmäßig neue Funktionen oder Sicherheitspatches, um das System aktuell zu halten.
• Feedback zur Weiterentwicklung nutzen: Etablieren Sie Feedbackrunden, um Verbesserungsvorschläge aus dem Alltag frühzeitig aufzugreifen und gemeinsam Optimierungen umzusetzen.

Mit diesen Tipps bleibt Ihre HRIS Software nicht nur aktuell, sondern entwickelt sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiter – und wird zur verlässlichen Basis Ihrer HR-Arbeit.