Die Digitale Personalakte: Was gilt zu beachten?

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die Einführung der digitalen Personalakte ein entscheidender Schritt in Richtung papierloses Büro. Sie vereinfacht das Management von Mitarbeiterinformationen und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente, unabhängig vom Standort. Die digitale Personalakte ist somit ein wichtiger Bestandteil moderner HR-Strategien und fördert die Effizienz und Transparenz innerhalb der Unternehmensadministration.

• Zugänglichkeit: Digitale Personalakten ermöglichen einen standortunabhängigen Zugriff, während klassische Akten physisch vorhanden sein müssen.
• Speicherplatz: Digitale Personalakten sparen erheblich physischen Platz, der sonst von Ordnern und Dokumenten belegt wäre.
• Effizienz: Die elektronische Erfassung und Verwaltung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Zugriff auf Daten.
• Sicherheit: Digitale Systeme bieten verbesserten Datenschutz und kontrollierte Zugriffsrechte im Vergleich zu papierbasierten Systemen.
• Umweltfreundlichkeit: Ein papierloser Ansatz verringert den Papierverbrauch und trägt zur Nachhaltigkeit bei.

Im modernen HR-Management bietet die digitale Personalakte viele Vorteile. Sie spart nicht nur Zeit und Ressourcen, indem Routinearbeiten wie die Dokumentenerstellung und Dokumentenablage automatisiert werden, sondern ermöglicht es HR-Teams auch, sich auf strategischere Aufgaben zu fokussieren. Tätigkeiten wie die Verwaltung von Arbeitsmitteln und Verträgen lassen sich effizient und übersichtlich abwickeln. Diese effektiven Workflows sind besonders in Zeiten von Fachkräftemangel von Bedeutung, da sie die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stärken.

Mit der digitalen Personalakte hat das HR-Management somit ein leistungsfähiges Werkzeug, das die administrative Belastung reduziert und gleichzeitig die Qualität und Schnelligkeit der HR-Services verbessert. Dies führt zu einer optimierten Mitarbeitendenerfahrung und erhöht letztlich die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt Unternehmen vielfältige Vorteile, die weit über die bloße Digitalisierung von Dokumenten hinausgehen. In diesem Abschnitt werden die wesentlichen Vorteile beleuchtet, die zeigen, wie bedeutend dieses Tool im modernen Personalmanagement ist.

Zeit- und Ressourceneinsparungen: Durch die Nutzung einer digitalen Personalakte entfällt der manuelle Aufwand, der mit der Führung von physischen Ordnern verbunden ist. Die Automatisierung von Routineprozessen wie der Dokumentenrecherche und -bearbeitung führt zu erheblichen Einsparungen in Bezug auf Zeit und Ressourcen. Mitarbeiter*innen können Daten schnell abrufen, ohne in Archiven nach physischen Dokumenten suchen zu müssen. Dies schafft Raum für strategisch wichtigere Aktivitäten und ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise in der HR-Abteilung.

Verbesserte Datensicherheit und Datenschutz: Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Sicherheitsvorteile, die traditionelle Papierakten nicht gewährleisten können.

Hier sind einige Schlüsselvorteile im Überblick:

• Datensicherheit: Elektronische Personalakten sind durch Verschlüsselungen und Passwörter geschützt, was unberechtigten Zugriff verhindert.
• Standortunabhängiger Zugriff: Berechtigte Personen können von überall auf die Akten zugreifen, ohne dass physische Dokumente bewegt werden müssen, was den Arbeitsfluss im Homeoffice oder an anderen Standorten erleichtert.
• Platzersparnis: Da keine physischen Kopien mehr erforderlich sind, wird wertvoller Büroraum freigesetzt, der anderweitig genutzt werden kann.

Diese Sicherheitsaspekte tragen dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit der Mitarbeitendendaten zu wahren und die Compliance mit Datenschutzbestimmungen zu erleichtern.

Unterstützung durch digitale Workflows: Digitale Workflows sind ein zentrales Element der digitalen Personalakte und unterstützen die Human Capital Management (HCM) Prozesse, indem sie automatisierte und optimierte Vorgehensweisen ermöglichen.

Automatisierte Dokumentenerstellung: Die automatische Erstellung von Dokumenten minimiert den manuellen Aufwand und verringert das Risiko von Fehlern bei der Bearbeitung von Standardformularen und Verträgen. Vorlagen können zentral verwaltet und mit aktuellen Daten vorabgefüllt werden, was den Zeitaufwand und die Fehlerquote bei der Dokumentenerstellung signifikant reduziert.

Effiziente Dokumentenablage und Verwaltung: Die elektronische Verwaltung von Dokumenten sorgt für eine schnelle und einfache Ablage, die den Zugriff auf Informationen und Nachverfolgung von Änderungen verbessern. Relevante Dokumente können nach festgelegten Kategorien sortiert und über eine einfache Suchfunktion schnell abgerufen werden. Dies sorgt für mehr Transparenz und Effizienz in den täglichen Arbeitsabläufen und unterstützt die Verwaltung und das Update von Mitarbeitendendaten in Echtzeit.

Insgesamt erleichtert die digitale Personalakte den Übergang zu einem vollständig digitalen Büro und stärkt die Fähigkeiten eines Unternehmens, effizient und innovativ auf personalwirtschaftliche Herausforderungen zu reagieren.

1. Bestandsaufnahme: Zuerst müssen alle bestehenden Papierakten erfasst und katalogisiert werden, um den Umfang des Digitalisierungsprojekts zu bestimmen.

2. Dokumentenscan: Alle physischen Dokumentenbestände werden digitalisiert. Hierbei ist es wichtig, hochwertige Scanner und OCR-Technologien (Optical Character Recognition) einzusetzen, um die Dokumente durchsuchbar zu machen

3. Datenmigration: Die gescannten Dokumente werden in das digitale System übertragen. Hierbei ist es entscheidend, ein System zu wählen, das die Datenintegrität und -sicherheit gewährleistet.

4. Qualitätssicherung: Nach der digitalen Erfassung und Übertragung folgt die Qualitätssicherung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig erfasst sind.

5. Schulung der Mitarbeitenden: Um die Akzeptanz und den reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten alle relevanten Mitarbeiter in der Nutzung des neuen Systems geschult werden.

6. Kontinuierliche Verbesserung: Auch nach der Implementierung sollte das System regelmäßig überprüft und optimiert werden, um sicherzustellen, dass es effizient und effektiv genutzt wird.

• Datensicherheit und Datenschutz: Die Software muss höchste Standards in Bezug auf die Sicherheit und den Schutz persönlicher Daten der Mitarbeitenden erfüllen.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden.
• Integration: Die Software sollte sich nahtlos in bestehende HR-Prozesse und -Systemlandschaften integrieren lassen.
• Skalierbarkeit: Sie muss mit dem Unternehmenswachstum skalierbar sein und in der Lage sein, steigende Datenmengen zu verarbeiten.
• Kundensupport und Wartung: Ein zuverlässiger Kundensupport und regelmäßige Software-Updates sind wichtig, um stets den aktuellen Anforderungen zu entsprechen und technische Probleme schnell zu beheben.

Durch die Einhaltung dieser Schritte und die Wahl einer passenden Softwarelösung können Unternehmen sicherstellen, dass der Übergang zu digitalen Personalakten reibungslos und nachhaltig erfolgt, was letztlich zu gesteigerter Effizienz und verbesserten HR-Prozessen führt.

Die Einführung und Verwaltung digitaler Personalakten unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften, die Unternehmen beachten müssen, um Compliance und Datenschutz sicherzustellen.

In Deutschland sind insbesondere die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) relevant:

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Regelt die rechtmäßige Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten. Grundlage für Datenschutz und Datensicherheit in allen EU-Mitgliedstaaten.

BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
Ergänzt die DSGVO mit speziellen Vorgaben für Beschäftigtendaten (§ 26 BDSG) – insbesondere zur Datenerhebung und -verarbeitung im Arbeitsverhältnis.

Zu den wesentlichen Datenschutzanforderungen gehören:

• Verschlüsselung der Daten: Personalakten müssen sicher elektronisch verschlüsselt werden, um unberechtigten Zugriff zu verhindern.
• Zugriffsberechtigung: Nur Personen mit einem arbeitsgebundenen Interesse sollten Zugriff auf die Personalakten erhalten.
• Revisionssichere Speicherung: Die Dokumente müssen in einer Weise gespeichert werden, die jegliche nachträgliche Veränderung ausschließt.
• Einwilligung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende müssen der Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten zustimmen.
• Aufbewahrungsfristen: Bestimmte Dokumente sind mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Steuerrechtlich relevante Dokumente unterliegen oft längeren Fristen (bis zu zehn Jahren). Weitere Details zu den gesetzlichen Aufbewahrungszeiten finden Sie unter Aufbewahrungsfristen Personalakte.

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
Legt fest, dass digitale Dokumente nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden müssen.

HGB (Handelsgesetzbuch)
Regelt die Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Unterlagen – z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen – meist für 6 Jahre.

AO (Abgabenordnung)
Ergänzt das HGB um steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten – z. B. für steuerrelevante Personalunterlagen mit einer Frist von bis zu 10 Jahren.

Nachweisgesetz (NachwG)
Verpflichtet Arbeitgeber:innen, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich oder digital festzuhalten, sofern Lesbarkeit und Fälschungssicherheit gewährleistet sind.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Regelt die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung und Nutzung digitaler Personalakten oder HR-Softwaresysteme.

Ein digitaler Ansatz erleichtert die Einhaltung dieser Bestimmungen, da er automatisierte Lösungen für die Dokumentensicherheit und -verwaltung bietet und dadurch das Risiko von Verstößen deutlich reduziert. Die Beachtung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist unerlässlich, um nicht nur Compliance zu erreichen, sondern auch um das Vertrauen der Mitarbeitenden in den sicheren Umgang mit ihren Daten zu stärken.

Die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Personalakte kann das HR-Management erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Doch wie kann eine solche Einführung optimal umgesetzt werden? Ein Praxisbeispiel eines Unternehmens zeigt, welche Schritte unternommen wurden und welche Best Practices dabei helfen können, Herausforderungen zu meistern.

Praxisbeispiel zur erfolgreichen Implementierung: Ein mittelständisches Unternehmen aus der Fertigungsbranche entschied sich zur Einführung einer digitalen Personalakte, um die Effizienz der Personalabteilung zu steigern. Die Implementierung wurde in mehreren Schritten geplant und durchgeführt:

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung:

Zunächst wurde eine umfassende Bedarfsanalyse durchgeführt, um die Anforderungen der HR-Abteilung an das neue System zu definieren. Dabei wurden klare Ziele gesetzt, wie z.B. die Reduzierung der Bearbeitungszeit von Anfragen und die Minimierung von Papierarchiven.

2. Pilotprojekt:

Vor der vollständigen Implementierung wurde ein Pilotprojekt in einer Abteilung durchgeführt, um das System zu testen und Feedback von den Mitarbeitenden zu erhalten.

3. Schulung und Change Management:

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die umfassende Schulung der Mitarbeitenden. Es wurden Workshops angeboten, um die Benutzer mit der neuen Software vertraut zu machen. Begleitend gab es ein Change Management Programm, das die Vorteile und Änderungen durch das neue System kommunizierte.

4. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung:

Nach der erfolgreichen Einführung wurden regelmäßig Überprüfungen und Anpassungen vorgenommen, um die Nutzung der digitalen Personalakte zu optimieren.

Durch diese strukturierte Herangehensweise konnte das Unternehmen eine hohe Akzeptanz für das neue System schaffen und die Effizienz der HR-Prozesse signifikant steigern.

Obwohl die digitale Personalakte viele Vorteile bietet, stehen Unternehmen bei der Einführung oft vor Herausforderungen. Dazu gehören technische Integration, Datenschutzbedenken und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Hier sind einige bewährte Lösungen:

• Technische Integration: Eine sorgfältige Planung und enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung helfen dabei, technische Hürden zu überwinden. Es ist wichtig, dass die neue Software nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert wird.
• Datenschutzbedenken: Um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, sollten Datenschutzbeauftragte frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Eine transparente Kommunikation der Vorteile und eine intensive Schulung tragen dazu bei, Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen.

Indem Unternehmen diese Best Practices befolgen, können sie nicht nur die Herausforderungen beim Übergang zu digitalen Personalakten bewältigen, sondern auch langfristige Erfolge und Verbesserungen in ihren HR-Prozessen erzielen.