HR-IT-Plattformen: Kernfunktionen, Vorteile, Arten & Auswahlkriterien

Moderne HR-IT-Plattformen verändern die Personalarbeit grundlegend, indem sie sie von einer rein administrativen Funktion zu einem strategischen Vorteil für Unternehmen machen. Diese Plattformen bieten nicht nur effiziente Prozesse und verbesserte Nutzererlebnisse, sondern ermöglichen auch eine strategische Personalentwicklung und -steuerung. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, veraltete Systeme zu aktualisieren und gleichzeitig eine klare Vision und Strategie für die künftige HR-Arbeit zu entwickeln. Diese Vision dient als Kompass für die Transformation hin zu einer modernen, technologiegetriebenen HR-Architektur, die perfekt mit der Unternehmensstrategie harmoniert.

Der folgende Beitrag zeigt, worauf es dabei ankommt.

Einführung in HR IT Platforms

HR-IT-Plattformen sind entscheidend für die moderne Personalarbeit und bieten Unternehmen eine leistungsstarke Grundlage, um effiziente Prozesse, bessere Nutzererlebnisse und strategische Personalarbeit zu ermöglichen. Sie sind weit mehr als nur Verwaltungstools und tragen zur Transformation von Unternehmen bei, indem sie veraltete Systeme ablösen und eine klare strategische Ausrichtung fördern. Die Einführung solcher Plattformen erfordert ein gut definiertes Zielbild, das als zentraler Orientierungsrahmen dient.

Die Entwicklung der HR Technologie

Die Entwicklung der HR-Technologie hat erhebliche Fortschritte gemacht, seit ihre Anfänge als einfache administrative Tools. Vorbei sind die Zeiten, in denen HR-Aufgaben manuell und zeitaufwendig durchgeführt werden mussten. Heute nutzen moderne HR-Plattformen Cloud-Technologie und fortschrittliche Datenanalysen, um Personalprozesse in Echtzeit zu überwachen und zu steuern. Diese Evolution in der HR-Technologie ermöglicht es den Personalabteilungen, eine proaktive Rolle zu übernehmen und wertvolle Daten zu nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Warum Unternehmen moderne HR IT-Lösungen benötigen

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich an rasch verändernde Arbeitsmärkte und steigende Erwartungen der Mitarbeitenden anzupassen. Moderne HR-IT-Lösungen bieten die notwendigen Werkzeuge, um diesem Druck standzuhalten und einen strategischen Vorteil zu erlangen. Sie ermöglichen eine vollständige Integration und Automatisierung von HR-Prozessen, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen führt. Darüber hinaus fördern sie eine datengestützte Entscheidungsfindung und verbessern das Mitarbeitererlebnis durch intuitivere Benutzeroberflächen und zugängliche Self-Service-Optionen.

Kernfunktionen und Vorteile von HR-IT-Plattformen

HR-IT-Plattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die über die reine Verwaltung hinausgehen und erheblichen Mehrwert für Unternehmen schaffen. Sie unterstützen bei der Automatisierung von Prozessen, ermöglichen eine nahtlose Datenintegration und bieten umfassendes Lebenszyklus-Management für Mitarbeitende. Diese Elemente sind entscheidend für die effiziente Verwaltung und strategische Entwicklung von Personalressourcen und tragen wesentlich zur Verbesserung der Gesamtleistung eines Unternehmens bei.

• Management des Mitarbeiterlebenszyklus: Die Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ist eine Kernkomponente von HR-IT-Plattformen.
  Zu den wesentlichen Aspekten gehören:
  • Einstellung: Automatisierte Bewerbungsbearbeitung und Onboarding-Prozesse
  • Weiterbildung: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Schulungsprogrammen
  • Karriereentwicklung: Identifizierung von Aufstiegsmöglichkeiten und Talenten
  • Offboarding: Strukturierte Umsetzung von Austrittsprozessen und Nachfolgemanagement

Diese Funktionen garantieren eine durchgängige Betreuung der Mitarbeitenden von der Einstellung bis zur Pensionierung, was zu einer ganzheitlichen und effizienten Personalarbeit beiträgt.

Arten von HR‑IT‑Systemarchitekturen

Die Architektur von HR-IT-Systemen ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl der passenden Lösung für ein Unternehmen. Zwei der gängigen Ansätze sind der Best-of-Breed-Ansatz und der Suite-Ansatz, die jeweils spezifische Vorteile und Herausforderungen mit sich bringen. Die Entscheidung für eine der beiden Architekturen hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab.

Best-of-Breed-Ansatz vs. Suite-Ansatz:
Der Best-of-Breed-Ansatz zielt darauf ab, die besten Softwarelösungen für jeden spezifischen Bedarf zu nutzen, während der Suite-Ansatz eine einheitliche Plattform bietet, die mehrere Funktionen integriert. Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen kann erhebliche Auswirkungen auf die Flexibilität, Effizienz und Kostenstruktur eines Unternehmens haben.

Die Rolle von API-Integrationen in modularen Systemen

API-Integrationen spielen eine wesentliche Rolle in modularen HR-Systemen, da sie die Interoperabilität zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglichen. In einem landscapespezifischem Ansatz können APIs entscheidend sein, um sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten und Daten effektiv zwischen ihnen ausgetauscht werden. Dies erleichtert nicht nur den Datenaustausch, sondern fördert auch die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Systems an die sich wandelnden Bedürfnisse eines Unternehmens. APIs sind somit ein Schlüsselbestandteil, um das volle Potenzial eines modularen HR-IT-Systems auszuschöpfen.

Auswahl der richtigen HR‑IT‑Plattform

Die Auswahl der passenden HR-IT-Plattform ist von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Verwaltung und Entwicklung von Personalressourcen. Angesichts der Vielzahl verfügbarer Lösungen müssen Unternehmen bei der Bewertung von HR-Softwarelösungen verschiedene Kriterien berücksichtigen. Diese Kriterien helfen dabei, die Software zu finden, die am besten zu den spezifischen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens passt.

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche, einfache Bedienung
• Skalierbarkeit: Anpassungsfähigkeit an das Unternehmenswachstum, Unterstützung von kleinen bis großen Nutzerzahlen
• Kundensupport: Verfügbarkeit eines kompetenten technischen Supports, schnellen Supportlösungen im Bedarfsfall
• Sicherheitsstandards: Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und hohen Sicherheitsvorgaben
• Integration: Kompatibilität mit bestehender IT-Infrastruktur und anderen Systemen

Kostenaspekte und Lizenzmodelle

Neben funktionalen Kriterien spielen die Kosten und das jeweilige Lizenzmodell eine bedeutende Rolle bei der Auswahl einer HR-IT-Plattform. Unterschiedliche Anbieter bieten verschiedene Modelle an, die je nach Umfang und Service variieren können. Eine vergleichende Betrachtung ist daher unerlässlich.

Diese Tabelle bietet einen kurzen Überblick über mögliche Lizenzmodelle und Kostenstrukturen und hilft Unternehmen, eine informierte Entscheidung zu treffen, die sowohl finanziell als auch funktional optimal ist.

Implementierungs- und Transformationsprozess

Die Implementierung einer HR-IT-Lösung ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Durchführung erfordert, um einen reibungslosen Übergang und erfolgreiche Transformation innerhalb der Organisation zu gewährleisten. Dieser Prozess umfasst unterschiedliche Schritte, die aufeinander abgestimmt werden müssen, um die Ziele der Organisation bestmöglich zu unterstützen und die Effektivität der Geschäftsprozesse zu steigern.

1. Bedarfsanalyse: Verstehen der spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Organisation

2. Anbieterbewertung: Auswertung und Vergleich von potenziellen Anbietern und Lösungen

3. Implementierungsstrategie: Entwicklung eines detaillierten Plans für den Rollout und die Integration neuer Systeme

4. Schulung: Umfassende Schulungen für alle Endanwender zur Sicherstellung der effektiven Nutzung des Systems

5. Monitoring und Feedback: Abschlussbewertung und fortlaufende Optimierung basierend auf Nutzerfeedback

• Kommunikation: Sicherstellen, dass alle Stakeholder regelmäßig über den Fortschritt informiert werden
• Datenmigration: Gewährleistung einer sicheren und fehlerfreien Übertragung bestehender Daten in das neue System
• Systemintegration: Sicherstellen, dass das neue System nahtlos mit bestehenden IT-Infrastrukturen kompatibel ist
• Widerstand gegen Veränderung: Führungskräfte einbinden, um Akzeptanz und Engagement innerhalb der Belegschaft zu fördern
• Kontinuierliche Verbesserung: Legen Sie den Fokus auf die laufende Verbesserung und Aktualisierung der Plattform entsprechend der Unternehmens- und Nutzeranforderungen

Diese Maßnahmen dienen dazu, den Übergang in die neuen Systeme effektiv zu gestalten und die gesetzten Ziele vollständig zu erreichen. Der Erfolg solcher Projekte hängt von einer gründlichen Planung und der Fähigkeit ab, flexibel auf sich ändernde Gegebenheiten und unerwartete Herausforderungen zu reagieren.

Praxisbeispiel: Transformation des HR im öffentlichen Sektor

Ein überzeugendes Beispiel dafür, wie eine moderne HR-IT-Plattform im öffentlichen Sektor transformative Wirkungen entfalten kann, zeigt ein konkreter Anwendungsfall eines kommunalen Unternehmens mit rund 5.000 Mitarbeitenden. Dieses Unternehmen, organisiert als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR), hatte SAP HCM seit Anfang der 2000er Jahre im Einsatz. Der Druck zu Veränderungen rührte primär aus der hohen Abhängigkeit von Individualentwicklungen und dem stetig steigenden Wartungsaufwand, während die Innovationsfähigkeit dadurch begrenzt blieb.

Zu den Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert war, gehörten Medienbrüche und fehlende Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeitende. Die HR- und IT-Abteilungen waren übermäßig mit Wartungsaufgaben statt mit Innovationen beschäftigt, was zudem zu langen Bearbeitungszeiten und Intransparenz im Bewerbungsprozess führte.

Die Transformation begann mit einer kritischen Analyse der Ausgangssituation. Die Umstellung zu einer modernen HR-IT-Plattform erforderte die Planung und Umsetzung bestimmter Leitplanken, wie etwa die Priorisierung von Standardlösungen vor Individualentwicklungen, um Anpassungen nur bei einem klaren wirtschaftlichen Vorteil vorzunehmen. Die gesteigerte Nutzerfreundlichkeit und schlanke Prozessgestaltung standen dabei im Vordergrund.

Im Rahmen dieses Transformationsprozesses erzielte das öffentliche Unternehmen signifikante Verbesserungen, darunter die Reduzierung von Wartungsaufwänden, die Beschleunigung interner Prozesse und eine gesteigerte Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Bewerbenden. Diese Fallstudie demonstriert, wie wichtig eine strategische Ausrichtung und eine sorgfältige Implementierung für den Erfolg einer IT-Transformation sind.

Zukünftige Entwicklungen bei HR‑IT‑Plattformen

Die Zukunft von HR-IT-Plattformen wird stark durch technologische Innovationen und die sich verändernden Anforderungen der Arbeitswelt geprägt. Unternehmen, die in der Lage sind, diese Veränderungen frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren, werden sich nachhaltig im Wettbewerb behaupten können. Die Anpassung an diese neuen Gegebenheiten ist ein wesentlicher Faktor, um die Effizienz in der Personalarbeit zu erhöhen und den Mitarbeitenden eine zukunftssichere Arbeitsumgebung zu bieten.

Trends zur Gestaltung der Zukunft der HR‑Technologie

Mehrere Schlüsseltrends werden die Entwicklung von HR-Technologien in den kommenden Jahren prägen:

• Künstliche Intelligenz: Einsatz von AI, um HR-Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu fördern
• Employee Experience: Fokus auf personalisierte Nutzererfahrungen und umfassende Mitarbeitereinbindung
• Mobile Lösungen: Ausbau von Möglichkeiten für mobiles Arbeiten und Remote Access
• Analytics und Big Data: Nutzung großer Datenmengen für prädiktive Analysen und strategische Personalplanung
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Anpassung von HR-Systemen an individuelle Unternehmensbedürfnisse und -strukturen

Ihr Unternehmen auf Veränderungen vorbereiten

Um diese Entwicklungen erfolgreich zu meistern, müssen Unternehmen strategische Maßnahmen ergreifen:

• Change Management: Einführung eines effektiven Change-Management-Ansatzes, um Mitarbeitende auf Veränderungen vorzubereiten
• Schulungen und Weiterbildungen: Ordentliche Schulung der Mitarbeitenden zur Nutzung neuer Technologien
• Technologische Infrastruktur: Aufbau einer flexiblen und skalierbaren IT-Infrastruktur zur Unterstützung neuer HR-Lösungen
• Kultureller Wandel: Förderung einer Unternehmenskultur, die Offenheit für Innovation und Wandel unterstützt
• Proaktive Kommunikation: Frühzeitige und offene Kommunikation mit Mitarbeitenden über geplante Änderungen

Diese Schritte sind entscheidend, um den Übergang zu einer zukunftsweisenden HR-Organisation zu gestalten und die Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter zu sichern.