Was versteht man unter ein HRIS?

Ein Human Resource Information System (HRIS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, personalbezogene Prozesse effektiv und effizient abzuwickeln. Dabei vereint ein HRIS zahlreiche Verwaltungs- und Prozessfunktionen im Bereich der Personalwirtschaft in einer zentralen Plattform. Neben klassischen administrativen Aufgaben wie der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Löhnen und Gehältern sowie Urlaubs- und Fehlzeiten, bieten moderne HRIS auch strategische Potenziale, wie das Personalcontrolling oder die Personalentwicklung an. Immer häufiger sind HRIS cloudbasiert und zeichnen sich durch benutzerfreundliche Oberflächen und intuitive Bedienbarkeit aus.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren beträchtlich von einem solchen System, da sie häufig keine eigenständige Personalabteilung besitzen und der Verwaltungsaufwand zunehmend komplex wird. Ein HRIS ermöglicht Personalverantwortlichen, Geschäftsführungen sowie HR-Professionals eine erhebliche Zeitersparnis und verbessert gleichzeitig die Qualität der HR-Arbeit im gesamten Unternehmen.

Funktionale Bestandteile eines HRIS

Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine digitale Lösung zur effizienten Organisation und Steuerung von Personalprozessen. Es automatisiert Verwaltungsaufgaben, sorgt für konsistente und verlässliche Personaldaten und liefert wertvolle Grundlagen für strategische Entscheidungen im Personalwesen.

Hier sind die zentralen Funktionen eines HRIS im Überblick:

• Zentrale Erfassung und Pflege von Mitarbeiterdaten (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Qualifikationen, Gehaltsangaben)
• Einfache Archivierung und schneller Zugriff auf alle relevanten Personaldaten
• Integration von Mitarbeiter-Self-Service-Funktionen (z. B. Aktualisierung von Kontaktdaten, Urlaubsanträge)
• Unterstützung bei Personalentwicklung und -planung, z. B. durch Schulungskoordination und Nachfolgeplanung
• Modulare Struktur für individuelle Anpassbarkeit je nach Unternehmensgröße und Anforderungen
• Skalierbarkeit für wachsende Teams und dynamische HR-Prozesse
• Datenbasierte Auswertungen zur Ableitung von Trends und Personalstrategien

Zusätzlich beinhaltet ein gutes HRIS Berichts- und Analysefunktionen auf Grundlage aggregierter Mitarbeiterdaten. Dabei entstehen Kennzahlen rund um Fehlzeiten, Fluktuation, Überstunden oder Mitarbeiterzufriedenheit, womit HR-Verantwortliche wichtige Erkenntnisse über Trends und Entwicklungen in der Mitarbeiterschaft erhalten.

Typische Module eines HRIS auf einen Blick:

• Stammdatenverwaltung
• Gehalts- und Lohnabrechnung
• Arbeitszeiterfassung
• Bewerbermanagement
• Performance Management & Feedbacksysteme
• Weiterbildung und E-Learning-Module
• Self-Service-Portale für Mitarbeitende

Vor- und Nachteile eines HRIS im Überblick

Die Implementierung eines Human Resource Information Systems (HRIS) bietet Unternehmen sowohl erhebliche Chancen als auch gewisse Risiken.

Hier eine Tabelle mit den wichtigsten Vorteilen und möglichen Herausforderungen im Überblick:

Rechtliche Aspekte bei der Nutzung eines HRIS

Bei der Einführung und Verwendung eines HRIS müssen Unternehmen insbesondere rechtliche Vorgaben gewissenhaft berücksichtigen, um Haftungsrisiken und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Folgende rechtliche Gesichtspunkte sind besonders relevant für Unternehmen bei der Einführung und Nutzung eines HRIS:

• Einhaltung der DSGVO bei der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten: Da ein HRIS sensible Informationen wie Gehaltsdaten, Leistungsbewertungen oder Krankmeldungen verarbeitet, ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwingend erforderlich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sämtliche Datenverarbeitungsprozesse den geltenden Datenschutzvorgaben entsprechen.
• Implementierung entsprechender technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM): Zum Schutz der personenbezogenen Daten sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Dazu zählen etwa Zugriffsrechte, Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und dokumentierte Datenschutzprozesse.
• Sicherstellung einer rechtskonformen digitalen Zeiterfassung nach Vorgaben des EuGH: Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs besteht die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Ein HRIS muss daher in der Lage sein, Arbeitszeiten vollständig, genau und rechtssicher zu dokumentieren – insbesondere im Hinblick auf Arbeitszeitgesetze und Überstundenregelungen.
• Vertragsprüfung und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit HRIS-Anbietern: Wird das HRIS durch einen externen Anbieter bereitgestellt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO notwendig. Dieser regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien in Bezug auf die Datenverarbeitung.
• Klärung rechtlicher Vorgaben bei Nutzung cloudbasierter Lösungen und internationalen Datentransfers: Bei cloudbasierten HRIS-Lösungen muss geprüft werden, in welchem Land die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Bei Übertragungen in Länder außerhalb der EU gelten zusätzliche rechtliche Anforderungen, etwa durch Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

Schritt-für-Schritt zu einer erfolgreichen HRIS-Einführung

Die Einführung eines HRIS bietet KMU zahlreiche Vorteile, erfordert allerdings eine strukturierte Vorgehensweise, um maximale Effizienz und Akzeptanz innerhalb der Organisation sicherzustellen.

Die folgenden Schritte bieten Ihnen eine klare Orientierung bei der Planung und Implementierung:

1. Bedarfsanalyse durchführen: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über bestehende Prozessstrukturen sowie Herausforderungen in der Personalarbeit. Identifizieren Sie Bereiche mit hohem Optimierungspotenzial, um daraus gezielte Anforderungen an das neue System abzuleiten.

2. Zielformulierung definieren: Legen Sie konkrete, realistische und messbare Ziele für den Einsatz des HRIS fest. Diese könnten beispielsweise Zeitersparnisse in der Datenverwaltung, eine verbesserte Datenqualität oder gezieltere Personalentwicklungsmaßnahmen umfassen.

3. Anbieter sorgfältig auswählen: Analysieren und vergleichen Sie unterschiedliche HRIS-Lösungen anhand Ihrer individuellen Anforderungen sowie der Skalierbarkeit, Nutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Systemen. Nutzen Sie hierfür Testversionen und Referenzkunden für eine informierte Entscheidung.

4. Implementierungsplan entwickeln: Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der Meilensteine, Termine, Verantwortlichkeiten sowie notwendige Ressourcen konkret benennt. Berücksichtigen Sie ausreichend Zeitpuffer für Schulungen und Testphasen.

5. Schulung und Kommunikation initiieren: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig und proaktiv im Umgang mit dem neuen System. Erläutern Sie nachvollziehbar die Vorteile sowie konkrete Nutzenaspekte, um Vorbehalte abzubauen und Akzeptanz zu schaffen.

6. Kontinuierliches Monitoring etablieren: Begleiten Sie die Einführung mit regelmäßigen Evaluierungen und Feedbackrunden, um frühzeitig Optimierungspotenziale zu erkennen und Anpassungen im laufenden Betrieb vorzunehmen.

Tipps & Tricks für den erfolgreichen Einsatz eines HRIS

Um den größtmöglichen Nutzen aus einem HRIS zu ziehen, sollten Sie folgende praxisrelevante Hinweise im Blick behalten:

• Vermeiden Sie überkomplexe Systeme – nutzen Sie ein modular aufgebautes HRIS, das flexibel skaliert werden kann und mit Ihren Anforderungen wächst.
• Binden Sie frühzeitig Vertreter aus verschiedenen Unternehmensbereichen ein, um deren Bedürfnisse gezielt zu erfassen und so die Akzeptanz für das neue HR-System zu verbessern.
• Planen Sie ausreichend Ressourcen für interne Schulungen und regelmäßige Weiterbildungen ein, damit Ihre Mitarbeitenden kontinuierlich motiviert und befähigt bleiben, das HRIS optimal zu nutzen.
• Setzen Sie ein spezifisches Support-Team oder zumindest klare Verantwortlichkeiten für interne Fragen und Probleme auf; dies reduziert Reibungsverluste und schafft ein höheres Vertrauen ins System.
• Führen Sie regelmäßige Feedbackschleifen und interne Audits durch, um die Nutzung des HRIS zu evaluieren und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren.
• Schließen Sie eindeutige Service-Level-Agreements (SLA) mit Ihrem Anbieter ab, um eine zuverlässige Betreuung und schnelle Problemlösung im Fehlerfall sicherzustellen.

Durch eine strategische Implementierung, strukturierte Einarbeitung und fortlaufende Optimierung Ihres HRIS werden Prozesse langfristig effizienter gestaltet sowie die Zufriedenheit und Akzeptanz der Mitarbeitenden deutlich erhöht.