Onboarding: Einführung am Arbeitsplatz

Onboarding bezeichnet den Prozess der erfolgreichen Einführung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Dazu gehört nicht nur die administrative Einarbeitung, sondern auch die kulturelle Integration und die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds von Anfang an. In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt spielt Onboarding eine entscheidende Rolle, da es die Mitarbeiterbindung stärkt, die Produktivität erhöht und die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden fördert. Ein effektives Onboarding sorgt dafür, dass sich neue Teammitglieder schnell zurechtfinden und langfristig erfolgreich arbeiten können.

Im Folgenden werden die wichtigsten Aufgaben und Ziele des Onboarding-Prozesses vorgestellt, die Unternehmen bei der erfolgreichen Integration neuer Mitarbeitender unterstützen.

Was sind die Aufgaben von Onboarding?

Ein effektives Onboarding ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass sich neue Mitarbeitende schnell einleben, ihre Rolle verstehen und motiviert an ihre Aufgaben herangehen können. Ein gut geplanter Onboarding-Prozess fördert nicht nur die Integration ins Team, sondern trägt auch zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit bei.

Nachfolgend sind die wichtigsten Aufgaben des Onboarding-Prozesses aufgeführt, die helfen, neue Mitarbeitende erfolgreich in das Unternehmen einzuführen:

• Einführung in die Unternehmenskultur: Mitarbeitende lernen die Werte, Mission und Vision des Unternehmens kennen.
• Administrative Aufgaben: Dazu gehören die Unterzeichnung von Verträgen, das Einrichten von Arbeitsplätzen und das Bereitstellen von Zugängen zu Systemen.
• Schulung und Einarbeitung: Neue Mitarbeitende werden in ihre spezifischen Aufgaben eingearbeitet und erhalten die nötige Schulung.
• Mentoring und Unterstützung: Oft wird ein Mentor oder ein Ansprechpartner zugewiesen, um die Eingewöhnung zu erleichtern.
• Teambuilding: Die Integration in das Team wird durch regelmäßige Meetings und soziale Aktivitäten unterstützt.

Wie läuft das Onboarding ab?

Ein strukturierter und gut geplanter Onboarding-Prozess ist entscheidend, um Mitarbeitende schnell zu integrieren und auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Der Prozess umfasst verschiedene Phasen, die sicherstellen, dass neue Teammitglieder nicht nur ihre Aufgaben verstehen, sondern sich auch als Teil der Unternehmenskultur fühlen.

Der Ablauf eines Onboarding-Prozesses kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, umfasst aber in der Regel die folgenden Schritte:

Vor dem ersten Arbeitstag:

• Erstellung von Benutzerkonten und Zugängen
• Bereitstellung von Onboarding-Materialien wie Arbeitsverträgen, Unternehmenskultur und ersten Aufgaben

Erster Arbeitstag:

• Begrüßung und virtuelle Einführung ins Unternehmen
• Vorstellung der Unternehmenskultur und Werte
• Einführung in das Team und die Struktur des Unternehmens

Erste Woche:

• Durchführung von Online-Schulungen und Tutorials zu den Tools und Prozessen im Unternehmen
• Zuweisung erster Aufgaben und Projekte
• Unterstützung durch einen Mentor oder direkten Ansprechpartner

Erste Monate:

• Regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche
• Integration in Team-Meetings und firmenweite Veranstaltungen
• Weiterführende Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten

Langfristige Begleitung:

• Anpassung der Onboarding-Inhalte basierend auf Feedback
• Weiterbildungsmöglichkeiten und langfristige Karriereplanung

Was sind die Ziele von Onboarding?

Durch ein durchdachtes Onboarding können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeitende nicht nur die nötigen Informationen erhalten, sondern auch die Unternehmenswerte und -kultur verinnerlichen. Ein effektiver Onboarding-Prozess hat das Potenzial, die langfristige Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden zu steigern.

Nachfolgend sind die wichtigsten Ziele des Onboarding-Prozesses aufgeführt:

• Schnelle Integration:
  Neue Mitarbeitende sollen sich rasch im Unternehmen und im Team zurechtfinden.
• Motivation und Bindung:
  Ein gutes Onboarding erhöht die Zufriedenheit und langfristige Bindung an das Unternehmen.
• Produktivität steigern:
  Ein effektives Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden.
• Vermeidung von Fehlern:
  Durch eine umfassende Einführung werden Fehler durch Missverständnisse oder unklare Erwartungen reduziert.
• Kulturelle Integration:
  Neue Mitarbeitende sollen sich mit den Werten und der Kultur des Unternehmens identifizieren können.

Vor- und Nachteile von Onboarding

Ein effektives Onboarding ist mehr als nur eine Einführung in die Arbeitsprozesse eines Unternehmens. Es bietet die Möglichkeit, neue Mitarbeitende von Anfang an in die Unternehmenskultur einzuführen und eine positive, langfristige Beziehung aufzubauen. Dabei kann der Onboarding-Prozess sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen, die je nach Ausgestaltung unterschiedlich wahrgenommen werden.

Nachfolgend sind die wesentlichen Vor- und Nachteile eines Onboarding-Prozesses aufgeführt:

Digitales Onboarding

Digitales Onboarding bezeichnet den Einsatz digitaler Tools und Technologien, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zu automatisieren und zu optimieren. Dabei werden administrative Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, die Bereitstellung von Schulungsmaterialien und die Einführung in die Unternehmensrichtlinien vollständig online durchgeführt. Digital Onboarding ermöglicht Unternehmen einen flexiblen und effizienten Einstieg für neue Mitarbeitende, insbesondere bei Telearbeit oder in Unternehmen mit mehreren Standorten. Es ermöglicht Unternehmen, den Einarbeitungsprozess vollständig online oder hybrid zu gestalten. Dies ist besonders vorteilhaft in Zeiten von Remote- und Home-Office.

Der Ablauf eines digitalen Onboardings kann je nach Unternehmen und eingesetzter Software variieren, folgt jedoch in der Regel einigen grundlegenden Schritten:

1. Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag:
   • Erstellung von Benutzerkonten und Zugängen: Das Unternehmen stellt sicher, dass alle notwendigen Zugänge und Tools (E-Mail, Intranet, Software) eingerichtet sind.
   • Bereitstellung von Onboarding-Materialien: Neue Mitarbeitende erhalten bereits vor ihrem ersten Tag wichtige Informationen wie Arbeitsverträge, Unternehmenskultur, Schulungsunterlagen und Termine.
2. Erster Arbeitstag:
   • Virtuelle Begrüßung und Einführung: Eine digitale Einführung in das Unternehmen und das Team wird durchgeführt, oft durch ein Onboarding-Video oder eine erste virtuelle Meetingrunde.
   • Vorstellung der Unternehmenskultur und Werte: Neue Mitarbeitende erhalten Einblicke in die Vision, Mission und Werte des Unternehmens.
3. Einarbeitung in spezifische Aufgaben:
   • Online-Schulungen und Tutorials: Mitarbeitende absolvieren Schulungen zu spezifischen Arbeitsabläufen, Tools oder Software, die im Unternehmen genutzt werden.
   • Zuweisung von Aufgaben und Projekten: Die ersten Aufgaben und Verantwortungsbereiche werden über das digitale Onboarding-Tool zugewiesen, mit klaren Anweisungen und Zielen.
4. Mentoring und Integration ins Team:
   • Zuweisung eines virtuellen Mentors: Der neue Mitarbeiter erhält einen Ansprechpartner für alle Fragen und Unterstützung während der ersten Wochen.
   • Virtuelle Team-Meetings und regelmäßige Check-ins: Neue Mitarbeitende nehmen an regelmäßigen Meetings und Feedbackgesprächen teil, um ihre Integration und Fortschritte zu besprechen.
5. Feedback und Weiterentwicklung:
   • Online-Feedback-Tools: Nach Abschluss bestimmter Onboarding-Phasen erhalten Mitarbeitende und HR regelmäßig Feedback zur Erfahrung und den notwendigen Anpassungen.
   • Langfristige Weiterbildungsmöglichkeiten: Im digitalen Onboarding wird auch der Zugang zu fortlaufenden Schulungen und beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten sichergestellt.

Onboarding Software

Die Onboarding-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zu automatisieren und zu optimieren. Die Software ermöglicht es, administrative Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, die Bereitstellung von Schulungsmaterialien und die Verwaltung von Arbeitsplätzen effizient zu gestalten.

Darüber hinaus bieten viele Onboarding-Softwarelösungen auch Funktionen für die Kommunikation, das Feedback und die Integration in die Unternehmenskultur, um eine rundum positive Onboarding-Erfahrung zu gewährleisten.

Nachfolgend sind die wichtigsten Vorteile von Onboarding-Software aufgeführt:

• Zeitersparnis:
  Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben wie Dokumentenverwaltung und Einarbeitung.
• Zentralisierung:
  Alle Onboarding-Daten und -Prozesse an einem Ort, leicht zugänglich für HR und neue Mitarbeitende.
• Bessere Kommunikation:
  Direkte Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden über digitale Kanäle und Feedbacktools.
• Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien:
  Bereitstellung von Online-Kursen und Materialien, die flexibel und ortsunabhängig abrufbar sind.
• Skalierbarkeit:
  Ideal für Unternehmen, die mit wachsendem Personalbestand ihre Onboarding-Prozesse effizienter gestalten möchten.

Beispiele für Onboarding Software:

• Personio: Bietet eine vollständige Personalmanagement-Lösung, einschließlich Onboarding-Tools für ein effizientes Mitarbeiterengagement.
• BambooHR: Bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionen zur Verwaltung von Onboarding-Aufgaben, Dokumenten und Schulungen.
• WorkBright: Eine cloudbasierte Lösung, die besonders für Remote- und virtuelle Teams geeignet ist.

Best Practices und Tipps für erfolgreiches Onboarding

Ein erfolgreiches Onboarding ist der Schlüssel, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an einzubinden und ihre Integration in das Unternehmen zu beschleunigen. Dabei geht es nicht nur darum, neuen Teammitgliedern die notwendigen Werkzeuge und Informationen zur Verfügung zu stellen, sondern auch darum, ihnen eine positive und einladende Erfahrung zu bieten, die ihre langfristige Bindung und Zufriedenheit fördert. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, die ersten Wochen zu einem Erfolg zu machen und den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren und wertvolle Tipps, wie Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch effektiver gestalten können:

• Klare Struktur: Gestalten Sie das Onboarding klar und strukturiert, damit neue Mitarbeitende wissen, was sie erwartet.
• Frühzeitige Einbindung: Binden Sie neue Mitarbeitende früh in Teams und Projekte ein, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
• Regelmäßiges Feedback: Geben Sie regelmäßig Feedback, um den Einarbeitungsprozess zu optimieren und Unsicherheiten frühzeitig auszuräumen.
• Mentoring-Programme: Weisen Sie neuen Mitarbeitenden einen Mentor zu, der bei der Eingewöhnung hilft.
• Flexibilität und Individualität: Passen Sie das Onboarding an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden an.

Onboarding Checkliste

Ein Onboarding-Prozess kann ohne eine klare Struktur schnell unübersichtlich werden. Eine Onboarding-Checkliste hilft dabei, alle notwendigen Schritte und Aufgaben systematisch zu verfolgen, um eine reibungslose Integration neuer Mitarbeitending zu gewährleisten. Sie stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden und dass die Mitarbeitenden von Beginn an optimal unterstützt werden.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die in eine Onboarding-Checkliste aufgenommen werden sollten:

• Vorbereitung: Vor dem ersten Tag alle administrativen Aufgaben erledigen, wie z. B. Zugänge einrichten und Arbeitsmaterialien bereitstellen.
• Erster Tag: Einführung in das Unternehmen, die Kultur und die Teamstrukturen.
• Erste Woche: Schulungen und Einführung in die spezifischen Aufgaben und Erwartungen.
• Erste Monate: Regelmäßige Check-ins und Feedbackrunden, um die Integration zu fördern.
• Langfristige Begleitung: Mentoring und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten.