Personio Alternative: Die besten Personio Alternativen im Überblick

In der Welt der digitalen Personalverwaltung hat sich Personio als eine der bekanntesten HR-Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen etabliert. Viele Unternehmen, die ihre administrativen HR-Prozesse effizienter gestalten möchten, stoßen bei der Recherche nach geeigneten Softwareanwendungen schnell auf Personio. Doch nicht immer passt diese Lösung optimal zu den individuellen Anforderungen, Prozessen oder Budgets eines Betriebs. Genau an dieser Stelle gewinnt die Suche nach einer „Personio Alternative“ an Bedeutung. Dabei geht es darum, vergleichbare oder gar spezialisiertere HR-Tools zu finden, die hinsichtlich Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit oder Preisgestaltung besser auf die eigene Situation zugeschnitten sind.

Der folgende Artikel gibt eine fundierte Orientierung, warum und wann die Suche nach Alternativen sinnvoll ist, welche Auswahlkriterien bei der Evaluation eine Rolle spielen, wie der Vergleich am besten gelingt und welche nächsten Schritte sich nach der Vorauswahl anbieten.

Warum suchen Unternehmen nach einer Personio Alternative?

• Individuelle Anforderungen: Manche Unternehmen benötigen bestimmte Features, wie z. B. branchenspezifische Schnittstellen, erweiterte Reporting-Funktionen oder spezielle Module für Schichtplanung, die bei Personio nicht im gewünschten Umfang vorhanden sind.
• Skalierbarkeit und Preisgestaltung: Gerade für Betriebe, die stark wachsen oder ihre Mitarbeiterzahlen schwankend sind, kann die Kostenstruktur einer Software maßgeblich sein. Manche Anbieter offerieren flexiblere Tarife oder maßgeschneiderte Pakete.
• Integration in bestehende IT-Landschaften: Unternehmen, die bereits etablierte Systeme nutzen, prüfen genau, wie einfach sich neue HR-Lösungen nahtlos integrieren lassen. Hier punkten manche Alternativen mit speziellen APIs oder vorgefertigten Integrationsmodulen.
• Benutzerfreundlichkeit und Support: Nicht jede HR-Abteilung verfügt über ein ausgeprägtes IT-Know-how. Eine intuitive Bedienung, deutschsprachiger Support und die Möglichkeit, Features individuell zu konfigurieren, spielen eine wichtige Rolle.
• Datenschutz und Hosting: Besonders im DACH-Raum ist es vielen Unternehmen wichtig, dass ihre Personaldaten auf deutschen Servern gehostet und sämtliche DSGVO-Anforderungen erfüllt werden.

Diese und weitere Aspekte machen deutlich, dass ein Abgleich zwischen den eigenen Anforderungen und dem Funktionsumfang von Personio (sowie alternativen Anbietern) stets sinnvoll ist, um die beste HR-Software für das Unternehmen auszuwählen.

Kriterien für den Vergleich von Personio Alternativen

• Funktionsumfang: Ermöglicht die Software zentrale HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakte, Dokumenten- und Vertragsmanagement?
• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung für HR-Mitarbeitende und Führungskräfte? Gibt es eine mobile App zur Nutzung unterwegs?
• Integrationsmöglichkeiten: Können vorhandene Systeme (z. B. Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, Projektmanagement) angebunden werden?
• Kostenstruktur: Wie transparent und flexibel ist die Preismodelle gestaltet? Gibt es versteckte Kosten für Module, Schulungen oder Support?
• Datenschutz, Hosting & Compliance: Werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Wo werden die Daten gespeichert?
• Service & Support: Ist ein kompetenter, deutschsprachiger Support verfügbar? Werden Schulungen oder Onboarding-Programme angeboten?
• Referenzen & Branchenerfahrung: Gibt es Erfahrungen mit Unternehmen aus vergleichbaren Branchen?

Nachfolgend eine tabellarische Übersicht relevanter Vergleichskriterien:

Welche Personio Alternativen gibt es? – Typische Ansätze für die Vorauswahl

• Fokus auf spezifische Branchenanforderungen: Manche Lösungen adressieren gezielt Branchen wie Bau, Pflege, Gastronomie, Handwerk oder produzierendes Gewerbe – oft mit feinjustierten Parametern, etwa bei Schichtplanung oder Zeiterfassung.
• Lokal robuste Anbieter: Einige HR-Softwares bieten besonderen Regionalbezug (etwa durch Standort in Deutschland/Österreich/Schweiz), was Themen wie Datenschutz und Support vereinfacht.
• Preis-Leistungs-Schwerpunkte: Alternativen mit stärker skalierbaren Modellen, etwa für Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten oder für mittlere Betriebe mit spezifischen Expansionserwartungen.
• Tiefe Integrationen: Wer bereits Payroll-Lösungen oder Drittsysteme im Einsatz hat, sucht gezielt nach HR-Software, die sich besonders harmonisch in die bestehende Infrastruktur fügt.
• Spezialisierte Anbieter für Einzelbereiche: Nicht selten wird bewusst ein Best-of-Breed-Ansatz gewählt – also für Prozessbereiche wie Recruiting, Onboarding oder Workforce Management je ein spezialisiertes Tool genutzt.

Für viele Unternehmen lohnt es sich, mithilfe von Vergleichstools – beispielsweise einer Anbieter-Matrix oder eines digitalen Matching-Assistenten wie CLEVIS SmartMatch – systematisch Alternativen zu vergleichen und eine qualifizierte Shortlist zu erstellen.

Personio Alternativen im Überblick

Wie gelingt der Softwarevergleich und die Anforderungsabstimmung?

• Bedarfsanalyse durchführen: Welche Herausforderungen im Bereich HR sollen gelöst werden? Werden beispielsweise Prozesse wie Bewerbermanagement, Schichtentscheidungen oder Lohnabrechnung abgebildet?
• Priorisierung der Kriterien: Gewichten Sie die wichtigsten Vergleichsfaktoren (s. Tabelle oben) individuell für Ihr Unternehmen.
• Marktrecherche: Nutzen Sie unabhängige Vergleichsportale wie vergleich-hr-software.de, um einen fundierten Überblick zu erhalten.
• Demo-Versionen testen: Vereinbaren Sie Testzugänge, um die Usability und Integrationen praxisnah zu prüfen.
• Einbindung der Stakeholder: Holen Sie HR-Verantwortliche und die IT-Abteilung frühzeitig mit ins Boot, um unterschiedliche Sichtweisen zu berücksichtigen.
• Systematisch vergleichen: Erstellen Sie eine Shortlist mit Hilfe von Excel-Matrizen, Beratungsworkshops oder spezialisierten Matching-Tools.
• Entscheidungsvorlage erarbeiten: Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse und den empfohlenen Handlungsweg übersichtlich zusammen.

Eine praxisorientierte Vorgangsweise sorgt dafür, dass am Ende eine Lösung ausgewählt wird, die nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und kulturell zum Unternehmen passt.

Nächste Schritte nach der Auswahl einer Personio Alternative

1.Projektteam zusammenstellen (HR, IT, ggf. Geschäftsleitung)

2.Detaillierte Anforderungsdefinition gemeinsam mit dem Anbieter

3.Pilotphase planen – mit ausgewählten Mitarbeitern und Abteilungen testen

4.Datenmigration vorbereiten – Übernahme bestehender Personaldaten und –dokumente

5.Schulungskonzepte für die Anwenderinnen und Anwender entwickeln

6.Integrations- und Schnittstellenmanagement (mit Lohnabrechnung, Zeiterfassung etc.)

7.Go-Live und Nachbetreuung – Unterstützung bei Fragen und Fehlerbehebung nach dem Start

Eine sorgfältige Begleitung und ein schrittweises Vorgehen minimieren Risiken bei der Einführung einer Personio Alternative und sichern Akzeptanz und Nutzen der neuen Lösung im Unternehmensalltag. Zahlreiche Anbieter bieten zudem Projektunterstützung, Schulungen und Supportpakete, die individuell vereinbart werden können.

Vor- und Nachteile beim Wechsel auf eine Personio Alternative

Wer die Suche nach einer Alternative zu Personio konkret ins Auge fasst, steht häufig vor der Abwägung verschiedener Chancen und Risiken.

Die folgende Tabelle stellt typische Vor- und Nachteile beim Wechsel auf eine Personio Alternative übersichtlich dar:

Eine sorgfältige Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile unterstützt Sie dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen und den Wechsel zur optimal passenden HR-Software langfristig zum Erfolg zu führen.

Problemlösungen durch spezialisierte Personio-Alternativen

Fehlende Abdeckung spezieller Anforderungen:

• Projektbasierte Zeiterfassung im Baugewerbe
• Komplexe Schichtplanungen in Pflegeeinrichtungen
• Integrationsfähige On-Premise-Lösungen für erhöhte Datenschutzanforderungen im öffentlichen Sektor

Viele Unternehmen stellen zudem fest, dass sie mit Standardoberflächen oder -prozessen nicht die Flexibilität erhalten, die ihre eigene Struktur verlangt. Gründe für einen Wechsel sind daher:

• Individuelle Workflows
• Erweiterte Schnittstellenoptionen (z. B. zu Finanzbuchhaltung oder Zeiterfassungssystemen)
• Nahtlose Anbindung bestehender IT-Landschaften
• Skalierbare Lösungen für KMU
• Persönlicher, oft deutschsprachiger Kundendienst mit gezielten Anpassungsmöglichkeiten

• Engpässe im Alltag beseitigen
• Individuelle Besonderheiten abbilden
• Nachhaltige HR-Digitalisierung ohne Kompromisse ermöglichen

Das Ergebnis: höhere Nutzerakzeptanz und effizientere, reibungslosere Personalprozesse.

Rechtliche Anforderungen bei der Auswahl einer Personio Alternative

• Datenschutz und Datensicherheit (DSGVO): Prüfen Sie, ob der Anbieter die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Dazu gehören rechtssichere Einwilligungen, das Recht auf Auskunft und Löschung sowie transparente Datenverarbeitungsprozesse.
• Hosting-Standort und Auftragsverarbeitung: Stellen Sie sicher, dass die Personaldaten auf Servern innerhalb der EU – idealerweise in Deutschland, Österreich oder der Schweiz – gespeichert werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter ist essenziell.
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), Lohnabrechnung und Meldewesen: Die gewählte Software muss in der Lage sein, gesetzlich vorgeschriebene Meldungen korrekt und fristgerecht digital zu übermitteln (z. B. an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt oder die Bundesagentur für Arbeit).
• Revisionssicherheit und Archivierung: HR-Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge oder Zeugnisse müssen revisionssicher archiviert werden – das heißt, sie dürfen im Nachhinein nicht veränderbar sein und müssen während der gesetzlichen Fristen abrufbar bleiben.
• Mitbestimmungsrechte und Betriebsrat: Sobald ein Betriebsrat existiert, ist dessen frühzeitige Einbindung bei der Einführung neuer HR-Software rechtlich vorgeschrieben. Er hat Mitbestimmungsrechte bezüglich Überwachung, Auswertung und Verarbeitung von Personaldaten.
• Arbeitszeiterfassung: Insbesondere durch jüngste Gerichtsurteile (z. B. BAG 2022) ist die rechtskonforme Dokumentation von Arbeitszeiten verpflichtend. Die HR-Software muss die lückenlose, nachvollziehbare Erfassung gewährleisten.

Die Einhaltung dieser rechtlichen Vorgaben ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern schützt das Unternehmen vor erheblichen Bußgeldern und rechtlichen Streitigkeiten. Prüfen Sie daher jede Personio Alternative systematisch auf diese Anforderungen und lassen Sie sich die Erfüllung im Zweifel vertraglich zusichern.

Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung und Einführung der Personio Alternative

1. Projektteam und Verantwortlichkeiten festlegen:
Bilden Sie ein interdisziplinäres Projektteam aus HR, IT, ggf. Geschäftsleitung und operativen Anwenderinnen und Anwendern. Klare Rollen- und Aufgabenverteilung sorgt für Transparenz und einen strukturierten Ablauf.

2. Kick-off und Zeitplan aufsetzen:
Starten Sie das Projekt offiziell mit einem Kick-off-Meeting – hier werden Ziele, Meilensteine und ein realistischer Zeitplan festgelegt. Auch Kommunikationswege sollten definiert werden.

3. Anforderungsdokumentation und Feinabstimmung:
Überarbeiten und konkretisieren Sie gemeinsam mit dem Softwareanbieter die zuvor definierten Anforderungen, um die Lösung optimal konfigurieren und an betriebliche Prozesse anpassen zu können.

4. Datenmigration vorbereiten und testen:
Prüfen Sie den Datenbestand, bereinigen Sie Altdaten und planen Sie einen Testlauf der Datenübernahme. Die Sicherstellung der Datenqualität erleichtert einen reibungslosen Go-Live.

5. Schulung und Change Management organisieren:
Entwickeln Sie Trainings- und Informationsangebote, um alle Nutzergruppen frühzeitig mitzunehmen. Zeigen Sie praxisnahe Anwendungsszenarien auf und bieten Sie individuelle Hilfestellung an.

6. Pilotbetrieb durchführen:
Testen Sie die neue Lösung zunächst mit einer ausgewählten Nutzergruppe oder in einer Pilotabteilung. So lassen sich Fehlerquellen frühzeitig identifizieren und Anpassungen vornehmen.

7. Go-Live und Nachbetreuung sichern:
Begleiten Sie die Liveschaltung eng und bieten Sie Support, insbesondere in den ersten Wochen nach der Einführung. Dokumentieren Sie offene Fragen und leiten Sie Optimierungsmaßnahmen ein.

Durch diese strukturierte Herangehensweise wird das Projektrisiko minimiert und gleichzeitig die Akzeptanz im Unternehmen gefördert – ein entscheidender Faktor für eine nachhaltige, erfolgreiche HR-Digitalisierung mit der gewählten Personio Alternative.

Tipps & Tricks für die erfolgreiche Auswahl und Einführung einer Personio Alternative

• Frühzeitig interne Erwartungen klären: Stimmen Sie Erwartungen mit allen relevanten Abteilungen (HR, IT, Führungskräfte) ab, um spätere Missverständnisse im Auswahl- und Einführungsprozess zu vermeiden.
• Kleine Testgruppen einbinden: Lassen Sie Anwenderinnen und Anwender aus verschiedenen Hierarchiestufen Pilotzugänge testen und Rückmeldung geben, bevor eine Entscheidung fällt.
• Realistische Zeitplanung: Kalkulieren Sie ausreichend Zeit für Einführungs-, Test- und Migrationsphasen ein, um das Tagesgeschäft nicht zu überlasten.
• Rollenverteilung festlegen: Definieren Sie Verantwortlichkeiten klar – wer koordiniert das Projekt, wer ist Ansprechpartner für den Anbieter, wer kümmert sich um Supportanfragen?
• Checkliste für den Anbietervergleich nutzen: Halten Sie zentrale Anforderungen schriftlich fest und prüfen Sie diese bei allen Kandidaten ab – so vermeiden Sie blinde Flecken.
• Schulungsbedarf früh erfassen: Ermitteln Sie, welche Teams besonderes Training benötigen, um die Akzeptanz und Nutzung der neuen Software zu fördern.
• Leistungsversprechen dokumentieren: Lassen Sie sich Funktionen und Serviceleistungen in Angeboten vertraglich zusichern, um Überraschungen nach Vertragsabschluss auszuschließen.

Mit diesen Tipps sorgen Sie dafür, dass die Auswahl und Einführung Ihrer Personio Alternative strukturiert erfolgt und die Erwartungen Ihres Unternehmens optimal erfüllt werden.