Zeiterfassung: Arbeitszeiten und Projektzeiten erfassen

Zeiterfassung ist die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Dies kann entweder manuell oder mithilfe digitaler Systeme erfolgen und umfasst die Erfassung des Arbeitsbeginns, -endes sowie Pausen und Überstunden. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen spielt die Zeiterfassung eine wichtige Rolle bei der Projektplanung, der Dokumentation von Arbeitszeiten und der Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen. Sie ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen und bildet die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus kann eine systematische Zeiterfassung auch Optimierungspotenziale in der Arbeitsorganisation und der Produktivität aufzeigen.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten der Zeiterfassung, ihre jeweiligen Vor- und Nachteile sowie die geplanten Änderungen bei der Zeiterfassung ab 2025 vorgestellt und mögliche Auswirkungen auf Unternehmen und Mitarbeitende erläutert.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

• Rechtliche Anforderungen: In vielen Ländern, darunter auch in Deutschland, ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren, um Arbeitszeitgesetze und Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erfüllen. Dies schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden.
• Transparenz und Fairness: Durch eine korrekte Zeiterfassung wird Transparenz über die Arbeitszeit geschaffen und sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden gleich behandelt werden, z. B. in Bezug auf Überstunden, Pausen oder Krankheitszeiten.
• Lohnabrechnung und Abrechnung von Überstunden: Zeiterfassungssysteme bieten eine Grundlage für die genaue Berechnung von Löhnen, Überstundenvergütungen und eventuellen Boni. Sie helfen dabei, Fehler zu vermeiden und die Lohnabrechnung effizienter zu gestalten.
• Produktivitätsanalyse: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten können Unternehmen erkennen, wie die Arbeitszeit genutzt wird, ob es Phasen gibt, in denen die Mitarbeitenden unterfordert oder überlastet sind, und ob Arbeitsabläufe optimiert werden können.

Arten der Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags, um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren.

Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungsmethoden, die je nach Bedarf unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten:

1. Manuelle Zeiterfassung: Hierbei notieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel-Tabellen. Diese Methode kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, bietet aber eine einfache Lösung für kleinere Unternehmen.
   • Vorteile: Keine speziellen Geräte oder Schulungen notwendig; kostengünstig.
   • Nachteile: Fehleranfälligkeit und hoher Verwaltungsaufwand; weniger geeignet für größere Unternehmen.
2. Stempelkartensystem: Mitarbeitende stempeln bei Arbeitsbeginn und -ende ihre Arbeitszeit ein.
   • Vorteile: Einfach zu bedienen und gut verständlich.
   • Nachteile: Hohe Investitionskosten für Hardware; wenig flexibel, vor allem bei flexiblen Arbeitsmodellen.
3. Digitale Zeiterfassung: Moderne Unternehmen nutzen zunehmend digitale Systeme, die eine automatische Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen. Hier gibt es verschiedene Lösungen:
   • Stechuhren und elektronische Stempeluhren: Mitarbeitende stempeln zu Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit ein. Diese Systeme können in der Regel mit speziellen Softwarelösungen verbunden werden, um die Arbeitszeiten in Echtzeit zu dokumentieren.
   • Zeiterfassungs-Apps: Mobile Apps ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten von unterwegs oder im Homeoffice zu erfassen. Sie bieten eine hohe Flexibilität und sind besonders für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden oder wechselnden Arbeitsorten von Vorteil.
   • Online-Zeiterfassungssysteme: Diese Lösungen bieten eine cloudbasierte Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten bequem über Webbrowser oder mobile Endgeräte eintragen. Oft bieten diese Systeme auch Funktionen zur Urlaubsplanung, Projektzeiterfassung und Berichterstattung.
   • Vorteile: Automatische Erfassung und Auswertung, gute Integration in Lohn- und Gehaltssysteme.
   • Nachteile: Abhängigkeit von IT-Infrastruktur, Schulungen nötig, teils Lizenzgebühren.
4. Automatisierte Zeiterfassung: Bei dieser fortschrittlicheren Form der Zeiterfassung erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit automatisch, beispielsweise über Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools oder Maschinen. Diese Art der Zeiterfassung wird vor allem in der Industrie und bei projektbasierten Arbeiten genutzt.
   • Vorteile: Die automatisierte Zeiterfassung spart Zeit, reduziert menschliche Fehler, sorgt für eine präzise und lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten.
   • Nachteile: Automatisierte Systeme sind abhängig von stabiler IT-Infrastruktur, können bei technischen Problemen oder Systemausfällen zu Unterbrechungen und Datenverlust führen.

Zeiterfassung: Gesetzliche Regelungen

• Pflicht zur Zeiterfassung: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten dokumentieren, einschließlich Überstunden und Schichtzeiten.
• Dokumentation: Arbeitszeiten müssen aufbewahrt und regelmäßig aktualisiert werden.
• Datenschutz: Erfassung und Speicherung müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme bringen zahlreiche Vorteile mit sich, können jedoch auch Herausforderungen darstellen.

Im Folgenden sind die wesentlichen Vor- und Nachteile eines Zeiterfassungssystems zusammengefasst:

Zeiterfassung: Kommt das neue Gesetz 2025?

• Elektronische Zeiterfassung: Die tägliche Arbeitszeit muss elektronisch dokumentiert werden.
• Ausnahmen: Kleinbetriebe mit unter zehn Mitarbeitenden und tarifgebundene Unternehmen können von dieser Pflicht ausgenommen sein.
• Übergangsfristen: Für die Umstellung auf elektronische Systeme sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, abhängig von der Unternehmensgröße.

Die geplante Gesetzesänderung zur elektronischen Zeiterfassung soll ab 2025 in Kraft treten. Derzeit ist die gesetzliche Änderung zur verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung in Deutschland noch nicht in Kraft getreten (Stand 2025). Die genauen Details und die endgültige Umsetzung hängen noch von den politischen Entscheidungen und der Verabschiedung des Gesetzes ab.

Unternehmen sollten sich jedoch bereits jetzt auf die neuen Regelungen vorbereiten, da die Umstellung auf elektronische Systeme Teil der neuen gesetzlichen Anforderungen sein wird. Auch wenn die gesetzlichen Änderungen noch nicht endgültig verabschiedet sind, empfiehlt sich eine frühzeitige Umstellung auf elektronische Zeiterfassungssysteme. Dies erleichtert die Anpassung an die neuen Regelungen und optimiert die Arbeitszeiterfassung insgesamt.