Zeiterfassungssysteme: Überblick, Vergleich, Vor- und Nachteile
Ein Zeiterfassungssystem ist eine moderne Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden präzise zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei werden Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende aufgezeichnet, was Unternehmen hilft, Arbeitszeiten effizient zu überwachen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Zeiterfassungssysteme tragen zudem dazu bei, eine fehlerfreie Abrechnung der Löhne zu gewährleisten. Diese Systeme gibt es in verschiedenen Ausführungen – von einfachen manuellen Methoden bis hin zu fortschrittlichen digitalen und biometrischen Varianten. In der heutigen Arbeitswelt sind sie unverzichtbar, da sie die Effizienz steigern und die Verwaltung des Personals vereinfachen.
In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Zeiterfassungssysteme, deren Vor- und Nachteile sowie die wichtigen gesetzlichen Änderungen, die ab 2025 in Kraft treten werden.
Wie funktioniert ein Zeiterfassungssystem?
Der Ablauf eines Zeiterfassungssystems ist in mehreren Phasen gegliedert. Zu Beginn wird der Arbeitsbeginn erfasst, meist entweder manuell oder durch ein digitales System. Auch Pausen werden während der Arbeitszeit vermerkt, und am Ende des Arbeitstags wird die Arbeitszeit erneut festgehalten. Diese erfassten Daten werden anschließend verarbeitet und fließen in die Lohnabrechnung oder Berichterstattung ein.
Verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen
Zeiterfassungssysteme sind für die präzise Aufzeichnung der Arbeitszeit entscheidend. Sie helfen Unternehmen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Überstunden korrekt zu berechnen und eine transparente Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten. Abhängig von Unternehmensgröße und Arbeitsmodell gibt es unterschiedliche Systemlösungen, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Nachteile bieten.
Die gängigsten Arten sind:
| Zeiterfassungssystem | Funktionsweise | Vorteile | Nachteile |
| Manuelle Zeiterfassung | Die Arbeitszeiten werden per Hand notiert. |
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| Stempeluhr | Mitarbeitende stempeln zu Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit in ein Gerät. |
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| Zeiterfassung Software | Arbeitszeiten werden über eine Softwarelösung in Echtzeit erfasst. |
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| Mobile Zeiterfassung | Erfassung über Apps oder webbasierte Tools auf mobilen Geräten. |
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Wie implementiert man ein Zeiterfassungssystem im Unternehmen?
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems erfordert eine gut geplante Strategie. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden das System akzeptieren und die Integration reibungslos funktioniert.
Der Prozess umfasst folgende Schritte:
- Bedarfsanalyse: Zuerst sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ermittelt werden. Welche Arbeitszeitmodelle sind relevant? Wird auch Gleitzeit oder Remote-Arbeit berücksichtigt? Welche Auswertungen sind notwendig?
- Auswahl des Systems: Basierend auf den Anforderungen sollte das passende System gewählt werden. Das kann von einer einfachen Tabelle bis zu einer komplexen cloudbasierten Lösung oder biometrischen Erfassung reichen.
- Mitarbeitende einbinden: Es ist wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig über das neue System zu informieren. Dies kann durch Informationsveranstaltungen oder schriftliche Mitteilungen erfolgen.
- Schulung der Mitarbeitenden: Je nach Komplexität des Systems sollten Schulungen stattfinden. Die Mitarbeitenden müssen lernen, wie sie ihre Arbeitszeiten richtig erfassen, Pausen eintragen und Überstunden korrekt dokumentieren.
- Testphase: Vor der vollständigen Einführung sollte das System getestet werden, um etwaige technische Probleme zu identifizieren und zu beheben.
- Feedback einholen: Nach der Testphase sollte Feedback gesammelt und das System bei Bedarf optimiert werden, um eine noch bessere Nutzererfahrung zu gewährleisten.
Gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung
In zahlreichen Ländern, auch in Deutschland, besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass Arbeitszeitgesetze und der Arbeitsschutz beachtet werden. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verlangt von Unternehmen, dass sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen.
Diese Regelung schützt die Rechte der Beschäftigten und gewährleistet die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften. Zu den wichtigsten gesetzlichen Anforderungen gehören:
- Dokumentationspflicht: Alle Arbeitszeiten, einschließlich Überstunden und Pausen, müssen genau erfasst werden.
- Aufbewahrungspflicht: Die erfassten Daten müssen über einen festgelegten Zeitraum sicher aufbewahrt werden.
- Datenschutz: Die Zeiterfassung muss den Datenschutzanforderungen der DSGVO entsprechen, da die Arbeitszeitdaten personenbezogene Informationen enthalten.
Änderungen der Zeiterfassung ab 2025
Ab 2025 tritt eine bedeutende Neuerung in Kraft: Unternehmen werden dann verpflichtet sein, alle Arbeitszeiten digital zu erfassen. Diese Änderung soll eine präzisere und effizientere Dokumentation ermöglichen und auch zur besseren Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen beitragen.
Obwohl das Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung noch nicht final verabschiedet wurde, sind die geplanten Änderungen bereits jetzt ein wichtiges Thema für Unternehmen. Wichtige Punkte zur geplanten Änderung:
- Elektronische Zeiterfassung: Ab 2025 soll die gesamte Arbeitszeit digital erfasst werden, einschließlich Überstunden und Pausen.
- Ausnahmen: Kleine Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden sowie tarifgebundene Unternehmen könnten von dieser Regelung ausgenommen werden.
- Übergangsfristen: Es sind Übergangsfristen vorgesehen, die eine schrittweise Umstellung ermöglichen.
Fazit
Zeiterfassungssysteme sind mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie sind ein wesentlicher Bestandteil moderner Arbeitsorganisation. Sie helfen den Unternehmen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern steigern auch die Effizienz und Produktivität. Angesichts der geplanten Umstellung auf digitale Zeiterfassung ab 2025 ist es für Unternehmen wichtig, sich frühzeitig vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die Einführung eines digitalen Systems bringt viele Vorteile mit sich, darunter die Automatisierung der Zeiterfassung und eine bessere Integration mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Warum ist Zeiterfassung für Unternehmen wichtig?
Zeiterfassung hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Überstunden korrekt zu berechnen und eine faire Vergütung sicherzustellen.
Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?
Es gibt verschiedene Systeme wie manuelle Zeiterfassung, Stempeluhr, digitale Zeiterfassung, mobile Zeiterfassung und biometrische Systeme.
Wie führt man ein Zeiterfassungssystem ein?
Zu den Schritten gehören eine Bedarfsanalyse, Auswahl des Systems, Schulung der Mitarbeitenden und eine Testphase.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zur Zeiterfassung?
Unternehmen müssen Arbeitszeiten dokumentieren, inklusive Überstunden und Pausen, und diese datenschutzkonform speichern.
Was ändert sich ab 2025 bei der Zeiterfassung?
Ab 2025 müssen alle Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden, mit Ausnahmen und Übergangsfristen für kleine Unternehmen. Noch ist dieses Gesetz nicht in Kraft getreten (Stand 2025).